La protection des documents est un enjeu majeur pour les particuliers comme pour les entreprises. Pour ce faire, on peut créer des mots de passe ou utiliser des logiciels de stockage de données. Il est recommandé de supprimer les fichiers dont on n’a plus besoin. Il est également possible de définir une date à laquelle ces données sont supprimées automatiquement.
Pour assurer la sécurité des documents, les particuliers et les entreprises ont le choix parmi divers outils efficaces. Parmi ces systèmes de sécurité figurent les mots de passe. Encore faut-il que ceux-ci ne soient pas trop simples. Ils doivent être composés de lettres minuscules et majuscules, mais aussi de chiffres et de caractères spéciaux. Utiliser une date d’anniversaire ou le nom d’un animal de compagnie comme mot de passe n’offrirait qu’une sécurité minimale.
L’utilisation d’un logiciel de stockage de données est une autre option intéressante. On peut l’utiliser pour protéger des documents financiers ou des contrats pour une mission freelance , entre autres.
Les bonnes pratiques en matière de protection de documents
Pour protéger efficacement vos données, il faut adopter un certain nombre de réflexes.
Les documents dont on n’a plus besoin doivent être supprimés à temps. Il faut en outre créer un mot de passe complexe pour renforcer la sécurité des fichiers .
La suppression de documents inutiles
Pour sécuriser les données, il faut penser à les supprimer lorsqu’ils ne sont plus nécessaires . La suppression définitive est recommandée. Il faut en effet éviter que des documents se retrouvent dans la corbeille, ce qui laisserait à autrui la possibilité de les consulter ou de les copier. Il existe différentes méthodes pour se débarrasser d’un fichier en fonction de l’appareil utilisé :
- Appuyer sur Cmd + option + Suppr sur macOS
- Appuyer sur Maj + Suppr sur Windows.
Il est également possible de déterminer une date d’expiration des documents . Chaque appareil a une configuration qui lui est propre. Pour définir une suppression automatique,
Il est recommandé d’installer un logiciel adéquat .
Cependant, il est toujours nécessaire de vérifier si les fichiers ont bien été supprimés après la date d’expiration prévue.
Windows peut aussi effacer automatiquement les fichiers inutiles. Pour cela, l’utilisateur doit :
- Cliquer sur Démarrer ;
- Sélectionner Paramètres ;
- Cliquer sur Système, puis sur Stockage ;
- Après avoir ouvert les paramètres de stockage, il n’a plus qu’à activer l’Assistant Stockage. Le système se charge de la suppression automatique des données dont il ne se sert plus.
Des méthodes efficaces pour la sécurisation des données
Pour sécuriser les documents ou les fichiers fragiles,
Il est recommandé de définir un mot de passe, en particulier si d’autres personnes sont susceptibles de les consulter .
Cela permettra de restreindre l’accès aux données en question. Cette fonctionnalité existe aussi bien sur macOS que sur Windows.
Pour encore plus de sécurité, il est conseillé de stocker les documents sur des clés USB chiffrées .
Disponible sur macOS et Windows, cette méthode, bien plus fiable, est payante.
Il est également possible de protéger les documents en se servant d’un logiciel comme VeraCrypt.
D’autres outils à utiliser au quotidien
Il existe différents moyens de protéger les documents numériques comme les photos ou les vidéos. L’utilisateur d’un appareil iOS peut procéder comme suit :
- Aller dans l’onglet bibliothèque d’Apple Photos ;
- Sélectionner les éléments à protéger ;
- Cacher les éléments en question, puis confirmer.
Sur Google Photos, il est possible d’envoyer des photos ou des vidéos dans des dossiers verrouillés. Le déverrouillage de l’appareil est parfois préconisé pour une première utilisation.
Dropbox est aussi une solution pratique pour sécuriser des documents, ce service de stockage offre la possibilité de définir une date d’expiration .
OneDrive est un autre outil efficace. Pour sécuriser ses fichiers, l’utilisateur doit :
- Sélectionner les documents en question ;
- Appuyer sur le paramètre « gérer l’accès » situé à droite.
Des alternatives comme File Eraser et BitRaser sont tout aussi efficaces pour la protection et la suppression de données. Les deux sont disponibles sur macOS et Windows.
