Chef de projet événementiel : missions, freelance, salaire

Pour promouvoir leurs valeurs, établir un contact direct avec leurs publics cibles ou encore collecter des fonds, les entreprises, les organismes publics et les associationsorganisent des événements qu’ils veulent mémorables. Les particuliers, eux, souhaitent célébrer leurs joies et partager de bons moments avec leurs proches.

Tous font appel au Chef de Projet Événementiel pour garantir la réussite de leurs manifestations, se déchargeant des tâches qu'ils ne maîtrisent pas. Quelles sont les missions de ce professionnel ? Quelles sont ses compétences ? Découvrez ce métier dynamique et passionnant !

Le Chef de Projet Événementiel en bref

Alliant créativité et rigueur, le Chef de Projet Événementiel organise des événements professionnels, privés ou publics. De la conception à la réalisation, il s'assure que chaque détail réponde aux attentes de toutes les parties prenantes. Polyvalent, il collabore avec des équipes variées, élabore une stratégie de communication, gère les budgets et assure la logistique.

À retenir sur le Chef de Projet Événementiel

• Le Chef de Projet Événementiel est responsable de l’organisation complète d’événements, de la conception à l’exécution ;
• Il maîtrise les aspects techniques, juridiques, commerciaux et de communication, nécessaires pour concevoir et exécuter des projets réussis ;
• Il collabore avec divers professionnels (logisticiens, créatifs, techniciens) et supervise une équipe multidisciplinaire pour assurer une cohérence dans la réalisation de l’événement ;
• Face aux imprévus, il doit faire preuve d'une grande flexibilité et réagir rapidement pour garantir le bon déroulement de chaque projet.

Définition du métier de Chef de Projet Événementiel

Le Chef de Projet Événementiel orchestre et veille à la réussite de divers types d’événements, pour une entreprise, un organisme étatique ou un particulier : séminaires, congrès, ateliers, festivals, mariages, lancements de produits, etc.

Sa mission principale consiste à concevoir, planifier et exécuter chaque étape du projet selon les attentes du public. Dès la phase de conception, il élabore un cahier des charges détaillé, fixe le budget, négocie avec les prestataires et supervise toute la logistique.

Exerçant en agence événementielle, en freelance ou au sein du service communication d’une entreprise, il collabore étroitement avec divers professionnels : équipes créatives (créateurs de contenu, Motion designers), techniques (son, lumière, audiovisuel) et les logisticiens pour la mise en place des infrastructures. Il coordonne également avec le service marketing, le Content Manager pour la communication en ligne et le Media Planneur pour les relations presse.

Quelles sont les missions du Chef de Projet Événementiel ?

Seul ou à la tête d’une équipe organisatrice, le Chef de Projet Événementiel a pour mission de :

• Recueillir le besoin du donneur d’ordre, définir les objectifs de l’événement et analyser les attentes du public ;
• Concevoir le cahier des charges et établir le budget ;
• Sélectionner les prestataires (lieu, traiteur, décoration, agence de communication, etc.) et négocier leurs services ;
• Planifier et coordonner les équipes internes et externes, veillant aux délais et budgets ;
• Organiser toute la logistique - de l'aménagement des espaces à la gestion des équipements, (transport, installation, sécurité) ;
• Superviser la promotion de l’événement avec le Responsable Communication, le Community Manager et le Content Strategist ;
• Être présent le jour J pour garantir le bon déroulement et gérer les imprévus ;
• Collecter les retours et mesurer l’impact de l’événement pour en dresser le bilan final.

Quelles sont les compétences que doit développer le Chef de Projet Événementiel ?

Pour assumer ses nombreuses responsabilités, le Chef de Projet Événementiel doit maîtriser le droit de la communication et du travail, la protection des données, logistique des événements, le cadre administratif et juridique ainsi que les techniques commerciales et scénographiques.

Ses compétences couvrent plusieurs domaines :

• Gestion de projets événementiels ;
• Planification et coordination logistique ;
• Gestion des prestataires et fournisseurs ;
• Suivi des budgets et des plannings ;
• Développement de concepts événementiels ;
• Organisation des installations et démontages ;
• Supervision des équipes sur site ;
• Gestion des invitations et inscriptions ;
• Communication de crise ;
• Négociation avec les partenaires ;
• Promotion et communication des événements ;
• Gestion des relations presse ;
• Analyse de la satisfaction des participants ;
• Reporting post-événement ;
• Création d'expériences immersives.

Quant aux qualités du Chef de Projet Événementiel, elles doivent inclure beaucoup de rigueur, un sens créatif aiguisé, un esprit d’équipe et de leadership, une excellente capacité d’adaptation, une aisance relationnelle et une forte réactivité face aux imprévus.

Les outils du Chef de Projet Événementiel

Le Chef de Projet Événementiel s’appuie sur une gamme d’outils techniques et logistiques afin de simplifier la coordination, la communication, les aspects opérationnels et l’analyse :

• Gestion de projet : plateformes collaboratives comme Asana, Trello ou Monday pour le suivi des tâches de chaque équipe et des plannings ;
• Budget et comptabilité : logiciels tels qu'Excel ou QuickBooks pour la gestion des coûts, le suivi des dépenses et les prévisions financières ;
• Solutions de communication : Canva ou Mailchimp pour la création de supports visuels et l’envoi d’invitations, Hootsuite ou Meta Business Suite pour la gestion des réseaux sociaux ;
• Organisation d’événements : Eventbrite et Weezevent automatisent et centralisent l’inscription des participants, l’émission de billets et le suivi des entrées ;
• Analyse et reporting : SurveyMonkey ou Typeform pour collecter les avis des participants et évaluer la satisfaction ;
• Équipements techniques : bien qu’il n’a pas à les installer, ce professionnel doit maîtriser les systèmes de sonorisation, vidéoprojecteurs et éclairages pour concevoir des concepts originaux et superviser une mise en scène optimale.

Le Chef de Projet Événementiel freelance

Pourquoi devenir Chef de Projet Événementiel freelance ?

Plutôt que de recruter en interne, certaines structures préfèrent faire appel à des freelances pour des missions ponctuelles et ciblées. À moindre coût sur le long terme, elles bénéficient ainsi d’une expertise spécifique ou d’un renfort lors des périodes de rush.

De son côté, le Chef de Projet Événementiel freelance participe à des projets variés et enrichit son expérience professionnelle. Il peut à la fois aider des petites entreprises ou associations à organiser leurs événements et les agences événementielles à faire face à la variabilité de leurs activités.

Comment trouver des missions de Chef de Projet Événementiel ?

Une prospection proactive est essentielle pour tout freelance. Plusieurs stratégies sont à adopter :

• Créer et optimiser ses profils sur les plateformes dédiées aux indépendants, comme Freelance Informatique ;
• Développer un réseau professionnel via LinkedIn et participer à des événements sectoriels (salons, rencontres professionnelles, etc.) pour aller à la rencontre des chefs d’entreprise ou des Chargés de Communication ;
• Postuler à des agences événementielles ou de communication en envoyant son CV ou son portfolio.

Une autre solution, plus engageante en temps et en argent, mais particulièrement efficace sur le moyen et long terme, consiste à créer un site optimisé et à alimenter un blog professionnel. L’objectif ? Attirer des prospects qualifiés via les moteurs de recherche et mettre en avant son expertise.

Quel TJM pour un Chef de Projet Événementiel freelance ?

En moyenne, un Chef de Projet Événementiel freelance débutant facture 300 euros par jour. Après quelques années d’expérience, il peut augmenter ses tarifs à 600 euros. En fin de carrière, son Taux Journalier Moyen (TJM) atteint et dépasse parfois les 1 200 euros.

Avantages et inconvénients

La possibilité d’équilibrer vie professionnelle et personnelle est le principal avantage du freelancing. En choisissant librement ses clients, le Chef de Projet Événementiel indépendant renforce sa satisfaction professionnelle et évolue dans des secteurs très variés.

Cependant, le freelance doit savoir affronter l'irrégularité des revenus et la gestion administrative, souvent chronophage. Autre inconvénient : la nécessité de prospecter constamment pour assurer un flux de missions régulier.

Quel parcours de formation suivre pour devenir Chef de Projet événementiel ?

En entreprise ou en agence, le poste de Chef de Projet Événementiel est accessible avec un niveau bac+2, bac+3 ou bac+5 :

• BTS communication ;
• Licence en communication événementielle ou en management de projets ;
• Master en gestion de projet ou en communication ;
• Diplôme dans un institut d’études politiques ou une école de commerce spécialisés en événementiel.

Les jeunes diplômés sont acceptés, mais les recruteurs privilégient les profils avec une première expérience en alternance, en stage ou comme Assistant Événementiel.

Quel est le salaire d’un Chef de Projet Événementiel ?

Le salaire mensuel brut moyen du Chef de Projet Événementiel est compris entre 2 500 euros et 3 000 euros. Une expérience significative, une spécialisation particulière et des primes en fonction de l’événement organisé peuvent faire varier cette rémunération. Elle peut atteindre les 4 700 euros bruts par mois.

Les secteurs d'activité du Chef de Projet Événementiel

Le Chef de Projet Événementiel exerce son métier dans divers secteurs d’activité : mode, tourisme, sport, culture et loisir, entrepreneuriat, agroalimentaire, santé et bien-être, institutions publiques, associations, ONG (Organisations Non Gouvernementales), etc.

Il peut être rattaché à l’entreprise, souvent au sein de la direction communication d’un grand groupe ou d’une multinationale. Il travaille aussi dans des sociétés de services et des agences d’événementiel, de communication ou de publicité.

Les métiers associés au Chef de Projet Événementiel

En fonction de la structure et de ses besoins, les compétences du Chef de Projet Événementiel peuvent être assimilées à celles du Responsable Événementiel ou du Chargé de Communication Événementielle. D’autres professions complètent son rôle, comme :

• L’Assistant en Communication ;
• Le Chef de Projet Communication ;
• Le Planneur Stratégique ;
• Le Chargé de Communication Digitale.

Les évolutions de carrière du Chef de Projet Événementiel

Le Chef de Projet Événementiel peut gravir les échelons au sein de son entreprise vers des postes à plus haute responsabilité, comme Directeur de la Communication ou Directeur Marketing. Il lui est aussi possible de se spécialiser dans des domaines tels que la logistique ou la stratégie.

Les compétences acquises lui ouvrent également la voie de l'entrepreneuriat, en tant que Consultant Événementiel, ou à travers la création de sa propre agence spécialisée.

Les tendances et challenges du métier de Chef de Projet Événementiel

L’événementiel est un marché particulièrement dynamique, mais très concurrentiel. Pour sortir son épingle du jeu, le Chef de Projet Événementiel doit relever de nombreux défis :

• S’adapter et intégrer les nouvelles technologies à ses process pour rester compétitif ;
• Se former en permanence sur les outils numériques qui évoluent sans cesse ;
• Assurer une veille active et écouter attentivement les besoins des clients et de leurs publics cibles pour proposer des événements marquants ;
• Intégrer des pratiques éthiques et écoresponsables pour répondre aux enjeux environnementaux et garantir la protection des données collectées ;
• Développer des compétences variées, de la création graphique à la gestion logistique pour être autonome et savoir gérer efficacement des équipes pluridisciplinaires.

FAQ

Quel est l’environnement de travail et les horaires d’un Chef de Projet Événementiel ?

Le Chef de Projet Événementiel évolue souvent dans des bureaux, mais son travail l'amène fréquemment sur le terrain lors des événements. Ses horaires peuvent varier considérablement. Il est fréquent de travailler en soirée ou durant les week-ends, en particulier pendant les périodes de préparation et de déroulement des événements.

Qui sont les clients d’un Chef de Projet Événementiel freelance ?

Le Chef de Projet Événementiel freelance travaille avec des :

• Entreprises de toutes tailles ;
• Agences de communication souhaitant externaliser des projets spécifiques ;
• Particuliers : pour des mariages, des anniversaires, etc. ;
• Associations : pour des événements de collecte de fonds ou des campagnes de sensibilisation ;
• Institutions publiques : pour des manifestations culturelles ou éducatives.

Comment créer un portfolio attrayant en tant que Chef de Projet Événementiel freelance, si on ne bénéficie d’aucune expérience ?

Pour acquérir de l’expérience, un Chef de Projet Événementiel peut réaliser des missions bénévoles dans des associations ou des Très Petites Entreprises (TPE) dont les causes lui tiennent à cœur. C’est l’occasion d’obtenir des recommandations de clients satisfaits, de capturer des photos et de démontrer son engagement.