Assistant événementiel : missions, freelance, salaire

Pour une entreprise, une institution, une association ou même un particulier, l’organisation d’événements est un levier puissant pour créer des liens, communiquer efficacement et marquer les esprits. L’Assistant Événementiel joue un rôle central en épaulant les chefs de projet à chaque étape : logistique, communication, analyse, etc.

Quelles sont précisément les missions de ce maillon essentiel de l’événementiel ? Quelles compétences faut-il maîtriser pour réussir dans ce métier exigeant ? Cet article vous dévoile tout ce qu’il faut savoir sur l’Assistant Événementiel.

L’Assistant Événementiel en bref

L’Assistant Événementiel seconde les chefs de projet dans la planification et la coordination d'événements variés, en gérant la logistique, les prestataires et le suivi des participants. Il intervient à chaque étape, de la préparation à l'évaluation post-événement, en s'assurant de respecter les délais et les objectifs fixés pour garantir le succès de chaque événement.

À retenir sur l’Assistant Événementiel

• L’Assistant Événementiel est le bras droit du chef de projet. Il l’assiste à chaque étape de l’organisation, de la planification initiale à l’analyse des résultats ;
• Il gère la logistique et collabore avec les équipes internes et les prestataires pour assurer le bon déroulement de l’événement ;
• Polyvalent, rigoureux et réactif, il s’assure du respect des délais, du budget et des objectifs, garantissant une exécution sans faille ;
• Il maîtrise les outils bureautiques, la communication et souvent une langue étrangère, pour une flexibilité adaptée aux exigences du secteur.

Définition du métier d’Assistant Événementiel

Le métier d’assistant événementiel consiste à soutenir le Responsable Événementiel ou le Chef de Projet Événementiel dans toutes les étapes de l’organisation d’événements variés, tels que des galas, des congrès, des mariages ou les lancements de produits pour une entreprise.

Ce professionnel assure des missions variées comme la recherche de lieux, la logistique, l'envoi des invitations et le suivi des participants. Face aux imprévus, il réagit avec méthode et efficacité. Il interagit alors avec des prestataires (traiteurs, techniciens, loueurs d'espaces), les équipes marketing, et parfois des designers pour la scénographie.

Il lui arrive de collaborer avec les RH (Ressources Humaines), le Happiness Manager ou le Knowledge Manager pour l’organisation d’événements internes à l’entreprise tels que des team buildings, des séminaires, des ateliers de formation, d’information ou de sensibilisation, etc.

Le métier implique également des interactions avec les clients et les participants pour garantir leur satisfaction et adapter les solutions selon leurs besoins. Grâce à cette coordination avec différents acteurs, l’assistant événementiel contribue activement au succès des événements qu’il aide à organiser, dans le respect des délais et des objectifs fixés.

Quelles sont les missions d’un Assistant Événementiel ?

L’Assistant Événementiel intervient à chaque phase du projet pour assurer son bon déroulement et répondre aux attentes des clients :

• Avant l’événement : analyse des besoins, rédaction de propositions commerciales, gestion des réservations (lieux, hébergement, transport), création de supports de communication en travaillant avec des créateurs de contenus, un Community Manager, un Content Strategist, etc. ;
• Pendant l’événement : accueil des participants, coordination des équipes sur place, gestion des imprévus, suivi du budget ;
• Après l’événement : réalisation du bilan de l’événement, évaluation de la satisfaction des participants, remerciements aux partenaires et archivage des documents.

Quelles sont les compétences d’un bon Assistant Événementiel ?

L’Assistant Événementiel doit maîtriser un large éventail de compétences techniques et organisationnelles pour garantir la réussite des événements dont il seconde la mise en place :

• Gestion de projets de communication ;
• Rédaction de contenus et newsletters ;
• Gestion des réseaux sociaux ;
• Organisation et logistique d’événements ;
• Suivi des plannings et respect des deadlines ;
• Création de supports de communication ;
• Mise à jour de bases de données de contacts ;
• Veille médiatique et gestion des relations presse ;
• Gestion des invitations et des listes de diffusion ;
• Coordination avec les équipes internes et externes tels que les artistes ou les agences de publicité ;
• Gestion des appels et emails entrants ;
• Reporting et suivi des actions de communication ;
• Assistance à la préparation de présentations.

De plus, pour réussir dans ce métier, l’Assistant Événementiel doit faire preuve de rigueur, de créativité et d’une excellente organisation. Le sens de l’initiative, sans contredire les directives, l’autonomie, une bonne gestion du stress, ainsi qu’un esprit d’équipe et des qualités de communication sont essentiels pour gérer les imprévus et s’adapter aux exigences du secteur de l’événementiel.

Les outils de l’Assistant Événementiel

Afin d’optimiser la gestion de ses tâches, de renforcer l’engagement des participants et de garantir une expérience fluide et personnalisée, l’Assistant Événementiel utilise divers outils :

• Logiciels CRM (Gestion de la Relation Client) pour centraliser et suivre les informations des participants ;
• Plateformes d’inscription et de billetterie, comme Eventbrite ou Bevy, pour gérer les inscriptions en toute transparence et protéger les données des utilisateurs ;
• Outils de gestion de projet tels qu’Asana et Trello, pour coordonner les différentes équipes et respecter les deadlines ;
• Logiciels d’e-marketing, tels que Marketo ou Iterable, pour fidéliser et informer les participants ;
• Outils d’analyse, comme Mixpanel ou Hotjar, pour comprendre le comportement des utilisateurs.

L’Assistant Événementiel freelance

Pourquoi devenir Assistant Événementiel freelance ?

Le marché de l’événementiel offre une réelle opportunité pour les Assistants Événementiels freelances. Les entreprises, de toutes tailles, font face à des tâches logistiques complexes et chronophages qu’elles maîtrisent souvent mal, comme la gestion des inscriptions, la coordination des prestataires, ou le suivi des délais.

En déléguant ces aspects à un assistant freelance, elles libèrent du temps pour se concentrer sur la stratégie et les décisions importantes. Cette solution leur permet également de mieux contrôler leur budget et de garantir une organisation efficace sans surcharge mentale et en répondant aux exigences spécifiques de chaque projet.

Comment trouver des missions comme Assistant Événementiel ?

La création d’un portfolio en ligne attrayant est un gage de compétence et de professionnalisme que les entreprises et agences apprécient. Au début de sa carrière, l’Assistant Événementiel peut proposer ses services gratuitement à une association ou une start’up émergente, histoire de faire ses preuves et d’acquérir de l’expérience.

Ensuite, il faudra augmenter sa visibilité en :

• S’inscrivant sur des plateformes spécialisées, comme Freelance Informatique ;
• Créant un profil LinkedIn optimisé pour mettre en avant ses compétences et expériences clés ;
• Rejoignant des groupes et réseaux professionnels dans l'événementiel pour rester informé des offres ;
• Proposant ses services à des agences événementielles en recherche de soutien ponctuel ;
• Participant à des salons ou événements sectoriels pour multiplier les contacts directs avec des chefs d’entreprise.

Quel TJM pour un Assistant Événementiel freelance ?

Le TJM (Taux Journalier Moyen) d’un Assistant Événementiel indépendant est de 275 euros. Un débutant facture à partir de 175 euros par jour, tandis qu’un freelance expérimenté peut atteindre et dépasser les 500 euros par jour.

Avantages et inconvénients

Le freelancing présente des avantages indéniables, tels que la flexibilité des horaires et la possibilité de choisir ses missions. Ce mode de travail permet également d’accumuler des expériences variées tout en développant un réseau professionnel solide.

Cependant, ce statut comporte des inconvénients, notamment l'instabilité financière et une couverture sociale incomplète. De plus, la gestion des tâches administratives et la recherche constante de clients peuvent s'avérer chronophages et stressantes. En somme, cette voie offre une autonomie enrichissante, mais nécessite une bonne dose d'organisation et de rigueur.

Quelle formation suivre pour devenir Assistant Événementiel ?

Un niveau bac+2 en communication suffit théoriquement pour devenir Assistant Événementiel. Toutefois, certains secteurs assez concurrentiels requièrent un diplôme bac+3. L'alternance et les stages sont très valorisés, car ils permettent d'acquérir une expérience concrète et des compétences sur le terrain. Voici quelques exemples de formations :

• BTS Communication ;
• BTS Support à l'Action Managériale (SAM) ;
• BTS Gestion de la PME ;
• Licence Information-Communication ;
• BUT Information-Communication ;
• Licence professionnelle Métiers de la Communication et de l’Événementiel.

Quel est le salaire d’un Assistant Événementiel ?

Un Assistant Événementiel débutant touche le SMIC. Avec quelques années d’expérience, une spécialisation et en fonction de sa zone géographique, il peut atteindre un salaire brut mensuel de 2 500 euros.

Les secteurs d'activité de l’Assistant Événementiel

Nombreux sont les secteurs d’activités qui font appel à un Assistant Événementiel : mode, tech, agroalimentaire, tourisme, énergies renouvelables, management, santé et bien-être, etc. En interne ou en externe, ce professionnel intervient pour des :

• Agences événementielles, de communication ou de publicité, qui externalisent ce poste pour gérer des projets de clients privés ou publics ;
• ONG (Organisations Non Gouvernementales) ou associations pour organiser des événements de sensibilisation ou de collecte de fonds ;
• Institutions publiques ;
• PME (Petites et Moyennes Entreprises), TPE (Très Petites Entreprises) et startups ;
• Grands groupes et multinationales.

Les métiers associés à l’Assistant Événementiel

Le métier d’Assistant Événementiel peut être associé à celui de l’Assistant en Communication ou du Chargé de Communication Événementiel. Ce professionnel seconde ou collabore étroitement avec :

• Le Chargé de Communication interne et externe ;
• Le Social Media Manager ;
• Le Media Planner ;
• Le Consultant en Communication.

Les évolutions de carrière de l’Assistant Événementiel

Qu’il exerce en freelance, au sein d’une agence ou d’une entreprise, l’Assistant Événementiel prend en charge des événements de plus en plus complexes à mesure qu’il acquiert de l’expérience. Il peut alors devenir Chef de Projet ou Responsable Communication.

Afin d'offrir son expertise aux entreprises pour optimiser leurs stratégies, il est possible de proposer ses services en tant que Consultant Événementiel ou de créer sa propre agence événementielle.

Les tendances et challenges du métier d’Assistant Événementiel

L’Assistant Événementiel doit suivre les tendances pour rester compétitif. Dans un monde digitalisé et un secteur en constante évolution, il fait face à de nombreux défis :

• Gestion des budgets : l’utilisation d’outils de suivi rigoureux est indispensable pour maîtriser les dépenses ;
• Événements hybrides : il est important de se former aux technologies numériques pour allier présentiel et distanciel en réponse aux exigences des différents publics ;
• Satisfaction des clients : créer des expériences personnalisées en écoutant activement les besoins des clients et en s’adaptant aux spécificités de chaque projet ;
• Écologie : intégrer des pratiques écoresponsables, comme la réduction des déchets et le choix de fournisseurs éthiques pour répondre aux objectifs des entreprises et collectivités locales ;

• Éthique : utiliser des systèmes de collecte de données sécurisés pour protéger les informations personnelles des participants.

FAQ

Pourquoi faire appel à un Assistant Événementiel freelance ?

Faire appel à un Assistant Événementiel freelance est idéal lorsqu’une entreprise manque de temps ou d'expérience pour organiser un événement, surtout s'il est important ou complexe. Ce professionnel lui permet de se concentrer sur les aspects stratégiques en déléguant les tâches logistiques. De plus, en cas de budget serré, il garantit un suivi rigoureux des dépenses, ce qui aide à éviter les dépassements et à assurer le succès du projet.

Quel statut choisir pour un Assistant Événementiel freelance ?

Le statut juridique le plus courant est celui de l'auto-entrepreneur, ou micro-entreprise, qui offre une simplification administrative et fiscale. D'autres options incluent la création d'une société (SASU, EURL) pour une meilleure protection sociale et une gestion optimisée des charges. Afin de bénéficier des avantages salariaux, tout en profitant de son indépendance, l’Assistant Événementiel peut opter pour le portage salarial ou rejoindre une CAE (Coopérative d’Activité et d’Emploi).

Quels types d’événements peuvent être confiés à un Assistant Événementiel ?

Un Assistant Événementiel aide à l’organisation de divers événements :

• Séminaires et conférences ;
• Réceptions, salons professionnels et soirées d'entreprise ;
• Fêtes privées (mariages, fiançailles, anniversaires, etc.) ;
• Événements caritatifs ;
• Lancements de produits, inauguration ou portes ouvertes ;
• Événements artistiques et culturels, expositions, festivals, etc.