Comment faire face à l'augmentation des tâches en freelance ?

85 % des freelances et des employés en entreprise ont déjà fait preuve de symptômes de burn out, selon une étude réalisée par Fiverr et Nostrum Care. L’épuisement professionnel est donc loin de toucher uniquement les salariés : les indépendants sont également concernés, notamment en raison d’un mauvais équilibre entre vie personnelle et professionnelle.

Si l’augmentation des tâches est synonyme de succès pour un freelance, cette montée en puissance peut également devenir un piège. Sans une gestion efficace, elle entraîne du stress, une baisse de la qualité des livrables et, dans les cas extrêmes, un burn out.

Comment éviter la surcharge tout en développant son activité ? Entre organisation, délégation et stratégie de facturation, Freelance-Informatique vous présente les meilleures pratiques pour gérer l’augmentation des tâches au travail et sécuriser son avenir en tant que freelance !

Les conséquences d’une surcharge de travail

Burn out : des risques accrus pour les freelances

En freelance, la frontière entre vie professionnelle et personnelle est souvent floue. Il est tentant d’accepter toujours plus de missions, au détriment de son équilibre personnel, car une charge de travail plus importante permet de toucher un salaire plus élevé. Résultat : des horaires conséquents, une pression constante et un stress chronique qui peuvent mener au burn out.

Les indépendants ont droit à un cadre moins protecteur que les salariés. En cas d’arrêt maladie, ils ne bénéficient que de faibles indemnités. Ils ne disposent pas de congés payés ou d’un soutien RH (Ressources Humaines). L’épuisement professionnel peut donc être particulièrement dangereux, avec un impact direct sur les revenus et donc sur la sécurité financière de l’indépendant.

Le burn out peut être détecté par la présence de certains signes avant-coureurs :

• Des symptômes physiques : fatigue persistante, troubles du sommeil, perte de concentration, troubles musculosquelettiques, problèmes de digestion, maux de tête ;
• Des symptômes psychiques : irritabilité, perte de motivation, désintérêt pour les missions, anxiété, stress, trouble de la mémoire, sensibilité exacerbée, addiction.

Si ces signes sont présents, le bon réflexe est de se rendre chez un médecin. Un arrêt de travail ou une réduction de la charge pendant quelque temps peuvent être salvateurs pour la santé du freelance. En parler autour de soi, par exemple à des confrères indépendants qui peuvent comprendre la situation, est également bénéfique.

En matière d’épuisement professionnel, deux règles sont à suivre : être vigilant à un changement de comportement et agir vite en cas de détresse !

La baisse de la qualité des livrables : un danger pour l’activité

En cas de charge de travail importante, accepter une mission freelance de plus sans adapter son organisation peut affecter la qualité du travail fourni. Retards, erreurs, manque de rigueur : une augmentation des tâches trop intense nuit à la concentration et à la créativité, ce qui peut dégrader la relation avec les clients et impacter la réputation du freelance.

Or, la qualité des livrables est un élément clé pour fidéliser sa clientèle et obtenir de nouvelles recommandations via le bouche-à-oreille. Pour éviter ce cercle vicieux, il est crucial de bien évaluer sa capacité de travail avant d’accepter un nouveau contrat et d’adopter des méthodes efficaces (gestion de projet, automatisation, délégation) afin de maintenir un haut niveau d’exigence quant à ses responsabilités.

Quelles bonnes pratiques adopter pour faire face à une augmentation des tâches au travail ? Suivez le guide !

Organiser efficacement sa charge de travail

Prioriser et planifier ses tâches

Face à une augmentation des tâches au travail, savoir organiser ses missions est essentiel pour éviter la surcharge et maintenir une bonne qualité de travail.

Plusieurs méthodes et outils sont à disposition des freelances pour gérer leur temps et effectuer chaque tâche dans le délai imparti :

• La matrice d’Eisenhower : créée par l’ancien président des États-Unis, cette procédure consiste à classer les activités selon leur urgence et leur importance. Les tâches urgentes doivent être réalisées immédiatement. Les tâches importantes sont moins prioritaires, mais tout aussi cruciales pour le développement de l’activité sur le long terme ;
• La méthode Pomodoro : il s’agit d’une technique de gestion du temps qui consiste à travailler par périodes de 25 minutes, suivies d'une courte pause de 5 minutes. Cette rotation a lieu 4 fois, puis une pause plus longue, de 15 à 30 minutes, est effectuée ;
• Le tableau Kanban : cet outil visuel de gestion des tâches est divisé en colonnes représentant différentes étapes d’un flux de travail. On y place des cartes correspondant aux tâches, que l'on déplace au fur et à mesure de leur avancement.

Les outils de gestion de projet comme Trello, Notion ou Asana permettent aussi de mieux structurer chaque journée en attribuant des priorités à chaque mission.

Automatiser les tâches chronophages

Certains aspects du travail d’un freelance peuvent être optimisés grâce à l’automatisation. Gagner du temps sur des tâches répétitives permet de se concentrer sur son cœur de métier.

Il est possible de gagner un temps précieux dans de nombreuses activités :

• Facturation et comptabilité : en utilisant des outils comme Henrri, QuickBooks ou Freebe pour générer automatiquement des factures et suivre ses paiements ;
• Gestion des e-mails : en mettant en place des réponses automatiques pour filtrer les demandes et gagner du temps ;
• Élaboration des briefs clients : en créant des formulaires sur Notion ou Typeform pour centraliser les besoins des clients et éviter les allers-retours inutiles ;
• Utilisation de l’Intelligence Artificielle (IA) : en automatisant la prise de notes en réunion grâce à une synthèse des échanges après une visioconférence ;
• Planification de rendez-vous : des applications comme Calendly permettent aux clients de réserver eux-mêmes un créneau disponible ;
• Développement web : un développeur peut automatiser certaines tâches avec GitHub Actions pour déployer un projet automatiquement ou utiliser des outils comme Selenium ou Cypress.

S’appuyer sur un réseau de freelances

Intégrer un collectif pour déléguer certaines missions

La synergie entre freelances est cruciale non seulement pour élargir son réseau et trouver de nouvelles opportunités professionnelles, mais aussi pour confier des missions à d’autres indépendants en cas d’augmentation des tâches au travail.

Il existe ainsi des collectifs de freelances, c’est-à-dire des regroupements de travailleurs indépendants qui collaborent autour d’intérêts communs. Contrairement à un employeur classique, chaque membre reste indépendant et n’est donc pas salarié. Tous les participants du collectif unissent leurs compétences pour répondre à des projets plus ambitieux, partager des opportunités ou s'entraider.

L’un des principaux avantages d’un collectif est de pouvoir déléguer certaines missions lorsqu’on est submergé de travail. Plutôt que de refuser un projet par manque de temps, il est possible de le transmettre à un autre freelance de confiance.

Pour identifier les collectifs présents autour de vous, les associations professionnelles ou les réseaux sociaux comme LinkedIn sont des voies à privilégier. Se tourner vers une plateforme freelance peut aussi être une option.

Travailler en binôme

Au lieu de déléguer une mission entière, il est possible de travailler en binôme sur certains projets. Cela permet de partager la charge de travail et d'apporter une complémentarité de compétences et de fonctions. Comme dans le cadre d’un collectif, les deux membres du binôme ne sont pas nécessairement associés : ils peuvent rester indépendants et facturer séparément leurs prestations au client selon leurs attributions.

Dans le secteur de la prestation de services informatiques, un développeur web peut ainsi s’associer à un freelance en UX/UI Design pour concevoir un site web ergonomique et livrer une application clé en main à son client.

L’apport d’affaires : mutualiser les opportunités

Un réseau de freelances ne sert pas seulement à sous-traiter certaines missions, mais aussi à partager des opportunités et à s’entraider pour décrocher de nouveaux contrats. Lorsqu’un freelance reçoit une mission qu’il ne peut pas prendre en charge, il peut la proposer à un confrère, qui fera de même en retour.

Certains collectifs ou plateformes freelance formalisent ces échanges avec la mise en place d’un système de commission : lorsqu’un freelance recommande un autre, il touche un pourcentage du montant de la mission en cas de signature du contrat. Cette commission peut être unique et versée au début de la prestation, ou bien régulière, en étant par exemple touchée chaque mois pendant le premier semestre d’exécution du contrat.

Optimiser sa facturation pour mieux valoriser son temps

Privilégier la facturation au temps passé

En tant que freelance, chaque minute compte. Pour qu’une activité soit viable sur le long terme et pour mieux gérer l’augmentation de la charge de travail, il est essentiel d'optimiser son modèle de facturation.

La facturation au temps passé reste l’une des options les plus courantes et transparentes pour les freelances. On parle de Taux Journalier Moyen ou TJM : ce terme désigne le tarif demandé par un indépendant pour une journée de travail. Il s’agit en quelque sorte du coût d’un freelance pour une entreprise..

Ce taux correspond au chiffre d’affaires et non au salaire d’un indépendant. Des charges doivent être déduites de ce montant, qui est généralement supérieur à la rémunération journalière d’un salarié, étant donné que le freelance ne bénéficie pas de congés payés et dispose d’une couverture de santé plus précaire que celle d’un employé.

Cette méthode de facturation est particulièrement adaptée aux projets où la durée et la nature des tâches peuvent varier. En optant pour ce mode de facturation, chaque heure travaillée est valorisée. Le freelance s’assure alors d’être payé en fonction du temps réellement consacré à la mission, ce qui est crucial en cas d’augmentation des tâches au travail.

Ce type de facturation permet également de s’adapter à des modifications de la demande du client : si les tâches ou la durée du projet évoluent, la facturation au temps passé protège l’indépendant en ajustant sa rémunération en conséquence.

Mettre en place des forfaits avec options

Pour offrir plus de clarté à ses clients tout en valorisant davantage son temps, un freelance peut proposer l’achat d’une prestation de services sous forme de forfaits avec options. Ces derniers incluent un certain nombre de prestations standards, avec des options supplémentaires facturées en fonction des demandes spécifiques.

Par exemple :

• Un freelance en webmarketing propose un forfait de base pour la gestion d'une campagne publicitaire en ligne, avec des options pour des services supplémentaires comme la rédaction de contenu ou l’analyse de données ;
• Un développeur web propose un forfait pour la conception d’un site web e-commerce, avec une option mensuelle additionnelle si le client souhaite qu’il procède à la maintenance de l’application sur le long terme.

Réévaluer ses tarifs face à une demande croissante

Pour un indépendant, l'augmentation de la charge de travail peut être une excellente opportunité de procéder à une modification des tarifs pratiqués. Si l’activité se développe, il est essentiel de réévaluer régulièrement les prix pour refléter la qualité du travail, les compétences fournies et les exigences croissantes du marché.

Une réévaluation des tarifs peut également intervenir face à une réduction de la disponibilité. Si un freelance est très sollicité et ne peut plus accepter autant de missions qu'auparavant, une augmentation de ses prix permet de mieux valoriser son temps en faisant valoir son niveau de qualification, tout en préservant son équilibre.

Équilibrer sa charge de travail sur le long terme

Anticiper les périodes de surcharge

Dans la vie d’un freelance, il existe des périodes de surcharge où les missions s’accumulent. Une surcharge excessive peut entraîner un stress intense, affectant la productivité et le bien-être. Pour gérer ce surplus, il est crucial de s’organiser en amont.

Prendre des plages de repos régulières tout au long de l'année, en particulier après des périodes de travail intenses, est essentiel. Bien qu’il soit tentant de repousser ces moments de pause en l’absence de congés payés, afin d’optimiser la rémunération, ces périodes permettent de maintenir une performance optimale sur le long terme.

Prévoir des moments de récupération dans le planning annuel est donc une stratégie efficace pour éviter l’épuisement, par exemple en déterminant des semaines de vacances au même titre qu’un salarié en poste, ou en profitant des moments de creux pour réduire la charge.

Se former pour gagner en productivité

Une gestion efficace de la charge de travail sur le long terme passe également par la formation continue. En se formant régulièrement, un freelance peut non seulement améliorer ses compétences techniques, mais aussi optimiser ses méthodes de travail.

Pour les indépendants, se former aux outils et méthodes suivants peut être un pari gagnant :

• L’intelligence artificielle : l’IA a de beaux jours devant elle ! Les intelligences artificielles génératives s’adaptent à tous les secteurs d’activité et permettent de déléguer des tâches répétitives et chronophages, sans perdre en qualité ;
• La gestion du temps : en tant que freelance, bénéficier d’une boîte à outils de méthodologies d’organisation est crucial pour développer son activité ;
• L’automatisation des tâches : des outils comme Zapier peuvent décupler la productivité des freelances ;
• Le marketing digital : maîtriser cette discipline permet d’attirer de nouveaux clients sans consacrer trop de temps à la prospection ;
• Le mentoring : bénéficier des conseils d’indépendants plus expérimentés est une véritable clé pour faire progresser son activité.

Développer des sources de revenus complémentaires

Pour ne plus avoir à accepter toutes les missions proposées, il peut être judicieux de diversifier ses sources de revenus en tant que freelance. En se lançant dans des projets complémentaires à son activité principale, un indépendant peut répartir les risques financiers, s’autoriser le refus de certaines tâches et mieux gérer les périodes de creux.

Voici quelques exemples d’activités additionnelles à développer, selon le secteur professionnel :

• La vente de produits numériques, comme des e-books, des formations en ligne ou des guides pratiques ;
• L’affiliation marketing, en recommandant des services ou des produits pertinents à son audience ;
• Le coaching ou le conseil, pour aider d’autres freelances ou entreprises à progresser ;
• L’apport d’affaires, en faisant bénéficier de son réseau à d’autres indépendants en l’échange d’un pourcentage du montant des missions confiées.

Ces sources de revenus complémentaires offrent à chaque freelance un excellent moyen de capitaliser sur ses compétences et de les monétiser d'une manière passive.

Vous disposez maintenant d’une véritable boîte à outils pour faire face à une augmentation des tâches en tant que freelance : à vous de jouer !