Achat d’une prestation de service : définition et cadre légal

En France, 57 % des entreprises ont eu recours à des professionnels en freelance en 2021 selon Les Échos Start. Le recours à l’achat de prestations de services est devenu une pratique courante dans l’Hexagone : ces dix dernières années, le nombre de travailleurs indépendants a connu une croissance exponentielle grâce à la digitalisation du travail et à la simplification des démarches en ligne de création d’entreprise.

Se tourner vers un prestataire de service comporte de multiples avantages pour une société : flexibilité accrue, rationalisation des coûts, accroissement temporaire des effectifs face à un pic de charge, ou encore mise à disposition immédiate d’une expertise pointue. Conseil, développement informatique, Intelligence Artificielle (IA), cybersécurité : quel que soit le besoin, l’achat d’une prestation de service répond aux attentes des entreprises en apportant un gain d’efficacité indéniable.

Mais qu’entend-on exactement par le terme achat de prestation de service ? Quels sont ses bénéfices ? Quelles règles s’appliquent afin d’encadrer la relation entre une organisation et ses prestataires ? Freelance-Informatique répond à toutes vos questions.

Qu’est-ce qu’une prestation de service ?

Prestation de service : la définition

Une prestation de service désigne une activité réalisée par un professionnel au profit d’un client, sans transfert de bien matériel. Contrairement à une vente de produits, elle repose sur l’exécution d’une tâche ou d’un savoir-faire spécifique, dans des domaines variés tels que le conseil, la formation, l’informatique, le transport ou encore la gestion d’affaires.

On parle notamment de prestations de services informatiques. Il s’agit de l’ensemble des activités touchant au SI (Système d’Information) d’une entreprise, telles que le développement d’une application, la réalisation d’un audit de cybersécurité, la maintenance du parc informatique ou encore le conseil en transformation digitale.

Une prestation de service peut être réalisée par un prestataire indépendant comme un freelance, par une société ou encore par une entreprise spécialisée comme une ESN (Entreprise de Services du Numérique). Pour réaliser l’achat d’une prestation de service, une société peut notamment se tourner vers une plateforme freelance où elle trouvera un travailleur indépendant apte à réaliser la mission qu’elle souhaite lui confier.

Les prestations de services peuvent être soumises à des obligations légales et contractuelles. Un contrat de prestation de service lie généralement le prestataire et son client pour encadrer les modalités de mise en œuvre, les obligations des parties et les éventuelles pénalités en cas de non-respect des engagements.

Prestation de service et sous-traitance : quelle est la différence ?

La prestation de service et la sous-traitance sont deux notions proches, mais elles ne recouvrent pas exactement la même réalité.

Une prestation de service désigne un accord entre un client et un prestataire pour la réalisation d’une mission spécifique. L’entreprise fait appel à un professionnel externe pour bénéficier de son expertise. Le prestataire exécute le travail selon les modalités convenues dans un contrat, sans lien hiérarchique avec son client.

En revanche, la sous-traitance intervient lorsqu’une entreprise délègue une partie de ses engagements contractuels à un tiers. Trois parties sont impliquées dans cette relation :

• Leclient final ou maître d’ouvrage, qui confie l’exécution d’une mission à une entreprise principale ;
• L’entreprise principale ou donneur d’ordre, qui délègue une partie ou la totalité des opérations qui lui sont confiées à un sous-traitant ;
• Le sous-traitant, qui n’a quant à lui pas de relation directe avec le client final.

D’un point de vue juridique, la sous-traitance est encadrée par la loi et impose des obligations spécifiques, notamment en matière de responsabilité et de paiement des sous-traitants. En revanche, le cadre légal d’une prestation de service classique est plus souple.

La principale différence entre prestation de service et sous-traitance réside donc dans la relation contractuelle. Lors d’une prestation de service, le prestataire travaille directement pour sonclient, tandis que dans une relation de sous-traitance, il intervient en tant qu’intermédiaire pour une autre société.

Pourquoi faire l’achat d’une prestation de service ?

L’achat d’une prestation de service présente de nombreux avantages pour les entreprises :

• L’accès à une expertise immédiatement disponible, sans avoir à recruter du personnel spécialisé en interne et sans nécessiter de formation préalable ;
• Une plus grande flexibilité face à l’évolution de la charge de travail : en cas d’augmentation des tâches au travail, faire appel à un prestataire externe permet de réagir rapidement sans s’engager sur le long terme ;
• Une optimisation des coûts : l’achat d’une prestation de service n’a pas d’impact sur la masse salariale et n’entraîne donc pas de dépenses liées aux salariés, comme le paiement de charges sociales ;
• Une externalisation stratégique : en se tournant vers un prestataire pour réaliser certaines tâches, comme la gestion du parc informatique ou la conception d’un site web e-commerce, l’organisation bénéficie de solutions qui répondent à ses besoins tout en consacrant son temps à son cœur de métier et à la poursuite de ses objectifs de croissance.

Achat d’une prestation de service : quelles règles s’appliquent ?

Le devis

Le devis est un document commercial qui détaille la prestation de service avant son exécution. Il permet au client de connaître à l’avance les conditions de réalisation du service et le montant à régler.

Le devis comprend notamment les informations suivantes :

• L’identité du prestataire et du client : nom, adresse, numéro SIRET, numéro de TVA (Taxe sur la Valeur Ajoutée) intracommunautaire ;
• La description détaillée de la prestation ;
• Le prix unitaire et total HT (Hors Taxes) et TTC (Toutes Taxes Comprises), avec indication du taux de TVA applicable ;
• La durée estimée de la prestation ;
• Les conditions de règlement : acompte, échéances, pénalités de retard ;
• La date et la signature de l’entreprise qui effectue l’achat de la prestation de service.

Le devis est obligatoire dans des cas précis, notamment pour certaines prestations de services à destination des particuliers, précisées sur le site Entreprendre.Service-Public.fr.

Une fois signé, le devis fait office d’engagement contractuel : en l’absence de contrat de prestation de service, il peut faire office de protection pour le prestataire ou pour son client en cas de litige.

Le contrat de prestation de service

Le contrat de prestation de service, aussi appelé contrat de louage de service, est un document juridique qui précise les droits et les obligations du prestataire et du client. Il est réglementé par l’article 1710 du Code civil.

Le droit français n'impose aucune obligation de signature d’un contrat de prestation de service. Ce document permet toutefois de formaliser les conditions de la mission et d’établir un cadre juridique utile en cas de litige entre le prestataire et son client, par exemple en ce qui concerne le règlement de la prestation ou l’exécution de la mission.

Le contrat de prestation de service contient notamment les clauses suivantes :

• L’objet du contrat, c’est-à-dire la définition précise de la prestation ;
• La durée et les délais d’exécution de la mission ;
• Les obligations du prestataire : livraison, qualité des services, etc. ;
• Les obligations du client : paiement, collaboration, etc. ;
• Les tarifs et les modalités de paiement ;
• Une clause de confidentialité, si nécessaire ;

• Les conditions de résiliation et de litige.

La facture

Une fois ses prestations réalisées, le prestataire doit émettre une facture conforme aux exigences légales, qu’il fait parvenir à ses clients. Ce document atteste de la vente du service et sert de preuve en cas de contrôle fiscal ou de litige.

Cette facture doit notamment présenter les mentions suivantes :

• La date de la facture ;
• Le numéro unique de la facture ;
• Les coordonnées du prestataire et du client ;
• La description précise de la prestation ;
• Le prix HT, le taux de TVA applicable et le montant TTC à régler ;
• Les conditions et les délais de paiement ;
• Le numéro de TVA intracommunautaire, si nécessaire.

Cette facture est un document fondamental pour la comptabilisation des achats de services. Elle doit être conservée par les deux parties pendant 10 ans en cas de contrôle fiscal.

L’enregistrement comptable de l’achat d’une prestation de service

L’achat d’une prestation de service doit être enregistré dans la comptabilité de l’entreprise acheteuse. Cette opération permet de suivre les dépenses et d’établir les comptes annuels.

• Pour les achats d’études et de prestations de services, on utilise le compte 604 ;
• Pour une prestation de sous-traitance qui n’est pas liée au secteur d’activité du client, on utilise le compte 611, qui concerne la sous-traitance générale ;
• Pour la sous-traitance administrative, comme le fait de recourir à un comptable, on utilise le compte 628.

La TVA et l’achat de prestation de service

Lorsque le prestataire et son client sont des entreprises françaises et qu’ils sont dotés d’un numéro de TVA intracommunautaire, l’achat de prestation de service a un impact sur leur déclaration de TVA :

• Le prestataire doit reverser la TVA encaissée à l’État au moment de l’encaissement du montant de la facture. Sur sa déclaration de TVA, la TVA collectée sur les prestations de services correspond donc à la TVA encaissée pour le mois ;
• Le client récupère la TVA auprès de l’État au moment du paiement de la facture. Il indique donc sur sa déclaration la TVA réglée au cours du mois en tant que TVA déductible sur les prestations de services.

Des règles spécifiques s’appliquent à la TVA applicable aux échanges de prestations de services dans l'Union européenne, selon Entreprendre.Service-Public.fr. Un cadre légal différent gouverne également les échanges avec les entreprises hors Union européenne.

FAQ sur l’achat de prestation de service

Quel est le statut juridique d’un prestataire de service ?

Un prestataire de service peut exercer sous différents statuts juridiques en fonction de son activité et de ses besoins.

Il peut s'agir d'un indépendant travaillant en freelance sous le régime de la micro-entreprise ou d'une société unipersonnelle comme l'EURL (Entreprise Unipersonnelle à Responsabilité Limitée) ou la SASU (Société par Actions Simplifiée Unipersonnelle). L’indépendant exerce alors ses compétences dans le cadre d’une mission freelance.

Certains prestataires choisissent aussi le portage salarial, qui leur permet de bénéficier du statut de salarié tout en travaillant de manière indépendante. Enfin, une entreprise plus structurée comme une ESN peut également être chargée d’effectuer la prestation.

Faut-il obligatoirement signer un contrat pour une prestation de service ?

Bien que certaines prestations puissent être conclues oralement, il est fortement recommandé de formaliser l’accord avec un contrat ou un devis signé. Cela protège les deux parties en précisant les engagements, les délais, le tarif et les modalités de paiement.

Peut-on négocier le prix d’une prestation de service ?

Oui, dans de nombreux cas, il est possible de négocier le tarif, surtout si la prestation est importante ou récurrente. Certains prestataires proposent des remises en fonction du volume ou des conditions de paiement. Toutefois, la négociation doit être équilibrée pour garantir une prestation de qualité.