Le portage commercial est un service proposé par des sociétés spécialisées qui apporte de nombreux avantages pour les Grands Comptes.
Le portage commercial, solution à valeur ajoutée pour optimiser son panel de fournisseurs
Sur les 20 dernières années, la plupart des Grands Comptes ont mis en place des référencements fournisseurs de prestations de services intellectuelles et informatiques (P2I).
Ces référencements forment des panels d’ESN/SSII, et cabinets de conseils sur lesquels les clients souhaitent massifier l’essentiel des prestations qu’ils commandent, afin d’obtenir les meilleures conditions, notamment financières, en contrepartie du volume espéré.
Pour rester sous contrôle des services Achats, ces panels sont souvent relativement fermés aux nouveaux entrants, y compris lorsque ces derniers proposent une solution meilleure que les fournisseurs référencés, ou même lorsque les fournisseurs référencés n’ont pas de solution viable à proposer.
Dès lors, les services Achats se retrouvent dans une situation paradoxale :
Premièrement, ils refusent de sortir du panel de sociétés référencées pour en maintenir la cohérence. Dans ce cas, le risque est important. En effet, des solutions de contournement peuvent être mises en place, parfois sans que cela soit sous le contrôle des services achats, pour que ces situations atypiques puissent être gérées.
Cela peut à terme fragiliser le processus Achats et le panel, étant donné qu’une fois la solution de contournement trouvée pour une « bonne raison » et un cas exceptionnel, celle-ci soit utilisée pour simplement contourner le panel défini par les services achats.
Deuxièmement, cette situation exceptionnelle permet au fournisseur non-référencé d’entrer dans le panel et rapidement, exception par exception, le référencement perd sa substance.
Le portage commercial permet de gérer ces exceptions. Le service Achats maîtrise ces exceptions qui, par conséquent, peuvent plus difficilement se multiplier pour des motifs qui ne le méritent pas.
La société apportant la solution atypique est simplement « portée » par la société référencée en charge du portage commercial, qui le fait pour un taux de marge réduit, défini préalablement, et avec des processus adaptés pour sécuriser les éléments spécifiques à cette situation de portage commercial.
Rationaliser les flux administratifs grâce au portage commercial
Le portage commercial permet donc de centraliser la gestion des fournisseurs destinés à intervenir ponctuellement, sans avoir à les gérer en tant que fournisseurs directs, tout en ayant un surcoût réduit et une gestion des risques maîtrisée par une société ayant l’habitude de gérer ce type de cas.
Les sociétés réalisant le portage commercial dans un contexte de prestations de services intellectuelles et informatiques (P2I) ont des processus adaptés pour gérer un grand nombre de fournisseurs, tout en maîtrisant les risques.
Ce savoir-faire leur permet, y compris avec leur pourcentage de marge (qui reste bien inférieur aux marges des ESN réalisant de la sous-traitance), de générer de la valeur pour le client Grand Compte dont le métier, loin de cette spécificité, ne permet pas de gérer à coût réduit la multiplicité des fournisseurs.
Le portage commercial permet ainsi de simplifier et de rationaliser les flux administratifs liés au recours à de nombreux prestataires, petites ESN/SSII et même freelances.
De plus, faire appel à une société qui propose des services de portage commercial permet aux Grands Comptes de gagner en sécurité au regard des obligations légales liées à la sous-traitance.
Le recours au portage commercial permet aux Grands Comptes d’avoir un interlocuteur unique pour la contractualisation et la facturation de tous ses fournisseurs non-référencés (freelances et petites SSII notamment) qui n’ont pas vocation à être référencés. Ainsi, la société de portage commercial peut être identifiée comme « guichet unique de facturation ».
Centraliser toutes les prestations freelances avec le portage commercial
Dans cette gestion centralisée, le portage commercial permet la prise en charge de tous les aspects de la contractualisation des équipes IT ainsi que de la facturation et du règlement des équipes externes.
Ainsi, le Grand Compte ne sous-traite plus en direct avec ses fournisseurs, mais avec une seule société, qui prend en charge le soin d'enregistrer le fournisseur, de contractualiser, d'assumer la veille fiscale/sociale et de procéder aux différentes étapes administratives en vue de sa prestation de service.
Par ailleurs, la société de portage commercial peut mettre en place des facilités de paiement pour les fournisseurs, ce qui est un sujet essentiel pour les petites structures à la stabilité financière fragile.
Parmi les nombreux sujets que le client Grand Compte n’a à gérer qu’avec la société de portage commercial, nous trouvons :
- La vigilance URSSAF, fiscale et sur la législation du travail,
- Le taux de dépendance,
- La négociation des contrats : une société de portage commercial a l’habitude des termes de contrats des clients Grands Comptes et un accord sera à la fois facile à trouver, mais également unique, alors que sans portage commercial, il faut mener ces discussions avec chaque fournisseur,
- La capacité à respecter le processus de facturation du client : les Grands Comptes ont souvent des processus de facturation complexes, qui nécessitent parfois même l’accès à des solutions de e-achats/e-facturation. L’habitude de la société de portage commercial des processus des Grands Comptes et de celui d’un client donné est un gain de productivité important par rapport à des fournisseurs éclatés, qui peuvent rapidement être chronophages tant pour les services Achats que la comptabilité fournisseurs.
Cela permet que la réalisation de la prestation soit le sujet central, et que les prestataires ne soient pas pollués par les contraintes administratives (qui pour autant doivent être respectées et adaptées au contexte Grands Comptes).
Assurer le devoir de vigilance grâce au portage commercial
Faire appel à de la sous-traitance pour la réalisation de prestations informatiques induit également de nombreux devoirs. En effet, la société doit s’assurer en permanence de la régularité des fournisseurs face à la législation française et européenne (lutte contre le travail dissimulé, devoir de vigilance sociale et fiscale, etc.).
Tous ces devoirs liés à la sous-traitance sont chronophages et peuvent faire peser de gros risques sur le Grand Compte en cas de manquement. Ce risque est transféré à la société de portage qui porte donc la responsabilité pour son client, et doit donc effectuer le contrôle des éléments de vigilance fiscale, sociale et sur la législation du travail, tant pour se protéger elle-même que tenir ses engagements auprès du client Grand Compte concerné.
A partir d’une quinzaine de cas de petits fournisseurs non-destinés à être référencés à porter, la valeur ajoutée du portage commercial devient évidente. En effet, la société de portage commercial assure toute la vigilance (URSSAF, fiscale, législation du travail...) et porte intégralement ce risque.
Aussi, peu de Grands Comptes peuvent correctement gérer ce risque avec leurs petits fournisseurs peu au fait de toutes les contraintes juridiques et administratives liées à une prestation de services dans un grand groupe.
Dans ce cadre, il est demandé aux fournisseurs des documents précis attestant de leur immatriculation, et de leur situation au regard des administrations fiscales et sociales. Ces documents doivent être fournis périodiquement, car leur durée de validité est limitée dans le temps : tenir à jour le suivi de l’ensemble de ces documents peut se révéler fastidieux et coûteux.
Ainsi, le recours à une société de portage commercial permet d’industrialiser ce processus de surveillance liée au devoir de vigilance via un guichet unique.
Le cas spécifique du portage commercial de freelances
Depuis quelques années, les mutations du marché du travail ont largement favorisé le recours à des prestataires externes pour les Grands Comptes. En effet, avec l’essor du freelancing, ces derniers travaillent de plus en plus avec des équipes composées de collaborateurs internes et de nombreux freelances.
Ces freelances n’ont pas vocation à intégrer un référencement grand compte, et s’ils sont fournis par une ESN, qui fait ponctuellement ce rôle de portage commercial, le taux de marge de celle-ci sera élevé au regard de sa valeur ajoutée.
Dans le cas particulier des freelances, le recours au portage commercial peut être une solution à envisager, puisqu’il permet aux Grands Comptes de bénéficier d’une solution viable face à la montée du freelancing et la nécessité de définir des processus pour que leur gestion reste sous le contrôle de processus validés par le service Achats.
Freelance Informatique, en tant que plateforme de Freelances, sait gérer ces problématiques de petits fournisseurs et de freelances, et peut ainsi mettre son savoir-faire à disposition des clients Grands Comptes dans ce rôle de société de portage commercial.
Les freelances sont de toutes petites ESN et la gestion des petites ESN en portage commercial est la continuité directe de l’activité de plateforme de freelances et permet ainsi de mettre ce savoir-faire à disposition des clients Grands Comptes.
