Le recours de plus en plus fréquents aux prestataires freelances imposent aux entreprises la mise en place de processus particuliers pour le recrutement et le paiement de ces derniers. C'est pourquoi l'utilisation d'un système de gestion des freelances (FMS) peut être une solution à envisager pour le faire de manière transparente.
Qu'est-ce que le Freelance Management System (système de gestion des freelances) ?
Avec l’augmentation du travail en freelance, les entreprises font de plus en plus appel à ce genre de prestations pour leurs projets. Aussi, compte-tenu de la nature du travail en freelance, il est essentiel que les entreprises mettent en place des processus particuliers pour le recrutement et le paiement de leurs freelances.
Ainsi, le Freelance Management System (système de gestion des freelances) est un outil qui permet de le faire de manière transparente en aidant les entreprises à rechercher, intégrer, gérer et payer les freelances, mais aussi à assurer le devoir de vigilance.
Quels sont les avantages du Freelance Management System (FMS) pour l’entreprise ?
Les entreprises faisant appel à des dizaines voire des centaines de freelances au quotidien ont besoin d’un système qui permette de suivre les projets, les paiements et de conserver une trace de la réserve de talents.
Ainsi, le système de gestion des freelances standardise le processus en mettant à disposition toutes les informations sur l’ensemble des freelances sur une plateforme unique, de sorte que l’entreprise ait une connaissance complète des projets sur lesquels ils ont travaillé, des contrats qu'ils ont signés, du temps où ils sont disponibles, des factures créées, des paiements qui leur ont été faits et bien plus encore.
Par ailleurs, la plateforme de gestion des freelances permet de centraliser toutes les informations concernant les freelances travaillant ou ayant travaillé dans l’entreprise. Cela permet donc de créer une réserve de talents et d’avoir accès à un vivier de freelances segmenté en fonction de leurs compétences.
Quelles sont les fonctionnalités du système de gestion des freelances (FMS) ?
Le Freelance Management System (FMS) est un outil qui peut être utilisé en SaaS (donc sur le cloud) ou installé sur les propres serveurs de l’entreprise. Aussi, le FMS peut s’interfacer avec l’ERP de l’entreprise. Il permet ainsi à l’entreprise de centraliser l’ensemble des compétences de ses freelances et de les affecter sur les projets en cours ou à venir.
Prenons l’exemple d’une agence web travaillant avec différents profils freelances (imaginons qu’elle fait appel à 3 rédacteurs, 2 graphistes et 2 intégrateurs) et utilisant un système pour la gestion des free-lances.
Lorsque l’agence démarre un nouveau projet, elle valide le besoin client sur le FMS et le découpe en tâches à réaliser (par exemple ici, rédiger le contenu, designer un schéma explicatif et intégrer le tout sur le site).
Elle a ensuite accès, via le FMS, aux disponibilités des différents profils freelances avec lesquels elle travaille. Elle peut donc affecter les tâches aux freelances disponibles en fonction de leur compétences (par exemple ici, la rédaction du contenu sera affecté au rédacteur n°3, le design du schéma au graphiste n°1 et l’intégration à l’intégrateur n°2).
Les freelances recevront de leur côté une notification leur indiquant qu’une commande est en attente de validation. Ils pourront alors accepter la commande, valider la livraison et recevoir leur paiement directement via le Freelance Management System.
De son côté, une fois que les différents freelances auront terminé leurs tâches, l’agence pourra valider la livraison du projet à son client, déclencher la facturation et recevoir son paiement directement via le FMS.
La gestion contractuelle via le FMS
Comme nous l’avons expliqué, le Freelance Management System permet de centraliser la gestion contractuelle de tous les freelances de l’entreprise.
Ainsi, via le FMS, l’entreprise peut créer les contrats de prestation des freelances et gérer la facturation et le paiement de ces derniers.
Aussi, le système de gestion des freelances permet d’avoir une gestion simplifiée des prestations freelances. En effet, l’entreprise a accès, sur une seule interface, à l’ensemble de son vivier de compétences, mais aussi aux demandes de prestations validées, refusées ou en attente. Ce qui permet de faciliter la gestion de la validation des prestations freelances.
Par ailleurs, certains FMS intègrent un module permettant de gérer la vigilance URSSAF, fiscale et sur la législation du travail. En effet, l’entreprise faisant appel à des freelance doit s’assurer au quotidien de la régularité de ses fournisseurs face à la législation française et européenne (lutte contre le travail dissimulé, devoir de vigilance sociale et fiscale, etc.).
Les vérifications liées à ce devoir de vigilance sont chronophages, notamment si l’entreprise fait appel à des dizaines voire des centaines de freelances. C’est pourquoi la centralisation dans le FMS représente un gain de temps considérable.
Dans quelle mesure les plateformes de freelances peuvent-elles être considérées comme des FMS ?
Une plateforme de freelances met en relation freelances et entreprises clientes. Elle propose ainsi différents profils pouvant répondre au besoin du client que ce dernier peut contacter directement.
Pour que la plateforme de freelances puisse être considérée comme un système pour la gestion des free-lances, il est nécessaire que celle-ci ne soit pas une simple CVthèque, mais qu’elle intègre le suivi des commandes et des livraisons mais aussi la gestion de la facturation et du paiement des fournisseurs.
Ainsi, Freelance-informatique remplit toutes les conditions, sur une interface SaaS, pour se définir comme un Freelance Management System.
En effet, nous proposons au client, via notre plateforme, d’avoir accès à notre vivier de profils freelances, segmentés en fonction de leurs compétences, et de pouvoir les contacter via la messagerie intégrée.
Une fois que le client a choisi son intervenant, il a accès, directement sur l’interface Freelance-informatique, au suivi de la contractualisation, de la facturation (notamment via le module de gestion du compte-rendu d’activité ou CRA) et du paiement du freelance.
