Quels sont les outils de la SIRH ?

La gestion des salariés

Avant d’aller plus loin dans l’analyse de ses divers outils, rappelons qu’un SIRH est un ensemble de briques logicielles. Autrement dit, un SIRH est constitué de plusieurs outils SIRH, une sorte d’éventails de solutions numériques. Et c’est à vous de le composer en fonction de vos besoins !

Au sein de cette première grande famille de logiciels de gestion consacrés aux salariés, nous trouvons ceux dédiés aux contrats de travail, à la paie et au capital humain.

Les logiciels de paie

Commençons par la base : la paie. Même si de nombreuses entreprises choisissent de l’externaliser, cela reste très coûteux et la plupart la gèrent en interne au moyen de logiciels performants et légaux.

Un logiciel de paie est indispensable au sein d’une entreprise et son rôle ne s’arrête pas à sa gestion comptable et administrative. La préparation de la paie est souvent qualifiée d’éprouvante et fastidieuse ; dans ce contexte, s’affranchir de certaines contraintes et optimiser cette gestion est loin d’être négligeable.

Cette solution permet notamment :

• d’automatiser tous les processus administratifs et comptables de la paie ;
• de regrouper les données sociales ;
• de télé déclarer la Déclaration Sociale Nominative (DSN) ;
• de gérer l’épargne salariale ;
• d’éditer et de dématérialiser les bulletins de salaire ;
• d’établir des tableaux de bord.

Vous orienter vers un éditeur de renom dans ce domaine vous garantit en plus de bénéficier de mises à jour régulières et d’une actualisation automatique conformément aux lois et aux règlementations.

Les logiciels de gestion des contrats de travail

Le turnover dans les entreprises est devenu quasiment la norme. La rédaction d’un contrat de travail est une étape clé dans un recrutement. Face à cette double observation, les entreprises doivent s’équiper d’un logiciel de contrats de travail si elles veulent générer rapidement et facilement cette quantité de documents. C’est en plus une preuve de réactivité et de modernité de la part de l’entreprise vis-à-vis du nouvel arrivant. Cette automatisation, qui permet de réduire les coûts liés à la production des contrats est d’autant plus utile si votre entreprise est décentralisée.

Avec ce type d’outil numérique, vous pouvez :

• bénéficier d’une bibliothèque de clauses ;
• paramétrer vos modèles de contrats ;
• générer vos contrats automatiquement au format PDF ;
• comparer et archiver tous vos contrats ;
• les faire valider par le service juridique à l’aide d’un workflow d’approbation.

Avec un logiciel de gestion des contrats de travail, c’est votre processus de recrutement qui est centralisé. Vous gagnez du temps et vous favorisez en plus la collaboration interne !

Les logiciels HCM (Human Capital Management)

Voici un énième acronyme anglais pour désigner cette fois-ci un logiciel de gestion du capital humain. C’est vrai que ça semble comme cela un peu présomptueux, mais le contenu est là ! Sont en effet regroupées sur un système unique les gestions de la paie, des RH, des temps et des talents. Conçus pour équiper les moyennes et grandes, voire très grandes entreprises, les logiciels HCM vous font gagner sur tous les plans :

• vous maîtrisez vos coûts ;
•  vous disposez d’un outil adapté et paramétré pour votre entreprise ;
• vous diminuez les tâches administratives ;
• vous optimisez les processus relatifs aux RH et à la paie ;
• vous offrez à vos collaborateurs une expérience professionnelle numérisée de A à Z ;
• vous attirez vos futurs talents en montrant une image innovante et moderne de votre organisation ;
• vous valorisez vos collaborateurs.

La gestion des temps

Vous le rencontrez fréquemment sous l’acronyme de GTA pour Gestion des Temps et des Activités. Ce logiciel se consacre à la gestion des temps de travail, des présences et des absences et des activités des collaborateurs. Après la gestion de la paie, c’est un pan indispensable de la gestion des ressources humaines.

Organiser le temps de travail dans une organisation peut vite ressembler à un casse-tête entre les temps pleins, les temps partiels, les forfaits jours… Mais aussi les équipes de nuit, de jour, celles en déplacement… Il vous faut aussi tenir compte de toutes les contraintes règlementaires induites par les conventions collectives, les contrats et les statuts.

La GTA est donc encore plus préconisée dans les entreprises aux modes de fonctionnement atypique. Il est fort utile pour les managers, qui au quotidien peuvent suivre les temps de travail des équipes et pour la direction des RH, pour le calcul de la paie.

Ce logiciel se traduit pour le salarié par un portail RH en self-service. Chacun peut y saisir une demande de congés, suivre ses compteurs, faire une demande de télétravail… Ses fonctionnalités sont les suivantes :

• le suivi des temps de travail avec un compteur de temps ;
• la gestion des présences ;
•  la gestion des absences ;
• le reporting en temps réel et le suivi analytique des heures consacrées à une tâche, un projet ou un client ;
• pour celles qui en disposent, le pointage par badgeuse.

Les autres domaines de gestion

À côté de ces grands incontournables, d’autres outils viennent enrichir un SIRH. Citons notamment la gestion des interventions et la gestion des notes de frais.

La gestion des interventions

Vous êtes une société de service ? Optez pour un logiciel de gestion des interventions ! Disponible en SaaS, vous disposez d’une application web et mobile pour la planification, la facturation et le suivi des interventions de vos techniciens.

Interfaçable avec votre ERP, votre CRM ou votre SIRH, certains proposent un suivi des temps. Vous pourrez alors suivre le temps et les coûts relatifs à un travail précis. Le technicien a la possibilité d’utiliser ce module pour pointer son heure d’embauche et de débauche, ses temps de trajets… Le nombre d’heures travaillées par semaine (normales et supplémentaires) peut y être détaillé et vérifié. La remontée des temps de travail est immédiate. Le suivi des astreintes et des interventions, ces temps qualifiés de « spéciaux » en sont grandement facilités.

La gestion des notes de frais

Les salariés engageant des dépenses professionnelles doivent être remboursés dans les meilleurs délais par leur employeur avec la présentation d’un justificatif, d’une note de frais. Devant cette tâche complexe et répétitive, un logiciel de gestion des notes de frais va faciliter la vie des gestionnaires de paie et les faire gagner en productivité.

Éviter les erreurs et respecter la législation est en plus le lot de toute gestion des notes de frais.

Pour gérer les dépenses en temps réel, dire adieu aux saisies innombrables de fin de mois et cesser de passer du temps sur un travail à faible valeur ajoutée, pensez à automatiser cette gestion avec un logiciel dédié. Avec un module connecté au SIRH, vous visualisez aisément les types de dépenses récurrentes, l’adéquation de votre gestion des dépenses à votre gestion du budget.