Qu’est-ce qu’un SIRH ?

GRH et SIRH : définitions et notions clés

Gestion de la paie, gestion des ressources humaines, SIRH… faites-vous bien la différence entre toutes ces notions ? Le SIRH, beaucoup de monde en parle, mais finalement peu savent vraiment le définir. Est-il conçu que pour les grandes entreprises ? Quels profits peut en tirer une PME ?

La définition de GRH

La GRH fait référence à la Gestion des Ressources humaines, appelée encore il y a peu de temps Gestion du personnel. C’est une fonction centrale de l’entreprise et de son organisation. À ses débuts, elle était en effet assimilée à une simple gestion administrative des salariés. Aujourd’hui, elle est bien plus que cela. Le capital humain qu’elle s’attache à valoriser est devenu une priorité, d’où l’évolution du terme de Personnel vers Ressources humaines. À tel point que c’est sur ce capital que reposent désormais la croissance et la pérennité de l’entreprise. Et les organisations l’ont bien compris !

La GRH a un but opérationnel : elle administre l’ensemble des collaborateurs de toute qualification et de tout niveau hiérarchique. Il s’agit ici de la gestion de la paie, de l’application du droit du travail, des plans de formation…

La GRH a aussi un but fonctionnel : elle gère les carrières, les talents, les formations, la GPEC (Gestion Prévisionnelle des Emplois et des Compétences)…

La GRH a 4 grandes fonctions :

• Le recrutement des salariés : il doit être réalisé en adéquation avec les besoins de l’entreprise.
• La rémunération : elle doit être un juste équilibre entre le coût pour l’entreprise et le facteur de motivation pour le salarié.
• La GPEC : l’entreprise doit sans cesse se projeter et anticiper ses futurs besoins.
• L’amélioration des conditions de travail : elle se penche non seulement sur la réduction des accidents et des maladies dues au travail, mais aussi sur le stress et la motivation des salariés.

Cette fonction RH est en perpétuelle mouvance puisqu’elle est liée à l’humain, mais pas seulement. La COVID-19 va là aussi en redessiner quelques contours et la révolution digitale n’y est pas non plus étrangère. De puissants systèmes d’information ouvrent le champ des possibilités et transforment ainsi la gestion des ressources humaines.

La définition de SIRH 

L’heure du digital a sonné au sein des ressources humaines et le SIRH y a fait une entrée remarquée.

SIRH signifie littéralement Système d’Information des Ressources humaines. Il désigne un outil complet et intégré dédié à la gestion et au suivi de l’ensemble des processus liés aux ressources humaines d’une entreprise. En proposant plusieurs briques ou modules, ces solutions modernes couvrent l’entièreté du panel des fonctions RH.

Si les ERP et les CRM se sont popularisés en entrant dans de très nombreuses entreprises, petites ou grandes, ce n’est pas encore le cas des SIRH qui accompagnent une moindre proportion d’organisations. Pourtant, les outils savent s’adapter à la taille de l’entreprise avec une parfaite modularité et souplesse de paramétrage. Vos règles comptables et administratives n’attendent que lui !

Bien plus qu’un confort, un SIRH répond de nos jours à de nouvelles et fortes contraintes légales. Les entreprises doivent être flexibles et favoriser le télétravail. La complexité du Code du travail les oblige aussi à structurer et simplifier tous les processus RH. Le déploiement d’un SIRH oblige à l’intégration de ces obligations légales.

Enfin, mettre en place un SIRH c’est donner l’occasion aux salariés de se responsabiliser et d’être acteur de leur vie dans l’entreprise. Ils sont autonomes dans la gestion de leurs congés, dans leurs demandes de formations, dans la saisie des notes de frais, etc.

SIRH : fonctionnement, avantages et digitalisation

Le SIRH est l’outil digital qui permet d’automatiser entièrement vos ressources humaines. Cette plateforme RH en ligne est accessible par tous au quotidien et facilite (révolutionne ?) par le biais d’un portail RH le lien entre employeur et employés. Bien plus qu’un logiciel de gestion, c’est un vrai support autour duquel s’articulent fonctions et équipes RH.

Les fonctionnalités du SIRH

Cet ensemble de logiciels présente forcément de nombreuses fonctionnalités, en voici une liste exhaustive :

• la gestion des congés ;
• la gestion des absences ;
• la gestion des temps de travail et des heures supplémentaires ;
• la gestion de la paie ;
• le recrutement ;
• la gestion des formations ;
• la gestion des talents ;
• le dossier du personnel avec données personnelles, informations salariales, contrat d’embauche, documents de sortie (offboarding) ;
• le pilotage des tableaux de bord.

Toutes ces fonctionnalités peuvent être classées en 4 grandes catégories :

• La gestion de la paie : pour générer une fiche de salaire, le système a besoin de connaître le nombre d’heures travaillées, les congés, les absences, etc.
• La gestion des présences et des absences, plus largement des activités.
• La gestion des prestations sociales : Assurance Maladie, pensions complémentaires…
• La gestion du capital humain : c’est sans doute le plus gros domaine avec la gestion du cycle professionnel du salarié, depuis son recrutement jusqu’à sa sortie d’entreprise.

Les avantages d’un SIRH

Le grand intérêt d’un SIRH est la simplification des missions de la fonction RH qui va pouvoir alors se concentrer sur son cœur de métier : la gestion de l’humain.

S’équiper d’un SIRH et déployer les modules adéquats présente 4 avantages :

• Les process basiques sont automatisés comme l’édition des fiches de paie, la gestion des plannings… Le gain de temps est majeur et le risque d’erreurs est réduit.
• La Gestion des Ressources humaines est optimisée. Le service RH développe une nouvelle posture et peut se concentrer sur des missions à plus forte valeur ajoutée.
• Le suivi de la gestion globale de l’entreprise est amélioré grâce aux tableaux de bord et outils de reporting. Les indicateurs fournis sont une aide à la décision.
• Les salariés sont valorisés dans la gestion administrative de leurs demandes de congés ou de formation par exemple.

Déploiement et Digitalisation

Un SIRH est une ressource digitale élaborée autour de 5 grands piliers :

• le respect des obligations légales ;
• la garantie de la sécurité des données ;
• l’amélioration de la productivité administrative ;
• la structuration des processus RH ;
• le pilotage des décisions RH.

Actuellement, les SIRH sont déployés de deux façons :

• Sur les ordinateurs : ce sont des progiciels. L’entreprise paie des licences pour les utiliser.
• Dans le Cloud de l’entreprise : c’est un service auquel souscrit la société dans le cadre d’un abonnement. Elle peut accéder ainsi en tout lieu et n’importe quand aux fonctionnalités des outils.

Le SaaS contribue à faciliter l’accès au SIRH et à donner une autre dimension à la fonction RH. Les SIRH sont donc de plus en plus convoités par les entreprises qui réclament encore plus d’innovations. La digitalisation a pourtant déjà largement pénétré le secteur :

• Le Big Data a modifié la GRH, notamment pour les recrutements et la rétention des talents. Les besoins sont anticipés, le recrutement est de meilleure qualité. Il permet une connaissance plus approfondie des salariés et de leurs besoins.
• L’Intelligence artificielle est d’une grande utilité lors d’un recrutement : on peut ainsi rapprocher la personnalité des demandeurs d’emploi à la culture d’entreprise et s’assurer de leur adéquation.
• L’analyse des données joue aussi un rôle important dans le calcul et l’optimisation de la masse salariale.

Sans oublier le web et son potentiel illimité : l’entreprise et les services RH ont saisi sa portée pour exprimer leurs valeurs et attirer les futurs talents notamment.

Même le domaine de la formation se voit bouleversé par les outils numériques comme le blended learning, les MOOC, la réalité virtuelle… Les RH entrent résolument dans une nouvelle dimension !