Qu’est-ce qu’un logiciel de comptabilité ?

Logiciel comptable : bénéfices et fonctionnement

N’investissez pas dans un logiciel, sans vous demander au préalable ce qu’il doit vous apporter. Partant du principe que la gestion comptable est une obligation légale pour toute entreprise, avancez de façon réfléchie et soyez à l’écoute seulement de vos besoins.

Quels sont les bénéfices d’un logiciel de comptabilité ?

Commençons par le commencement : la définition d’un logiciel de comptabilité. C’est un outil informatique qui permet le traitement automatique des mouvements comptables et la gestion des comptes. Avoir recours à un logiciel de comptabilité est plutôt significatif d’une activité qui se développe. Quand les volumes deviennent importants, les erreurs ne peuvent être envisageables. 

Si s’équiper d’un logiciel comptable n’est pas obligatoire (mais fortement conseillé), Si la gestion comptable est obligatoire, s’équiper d’un logiciel ne l’est pas, mais c’est tout de même fortement conseillé. Voici ses principaux bénéfices :

• La sécurisation du processus de gestion : en vous équipant, c’est plus que de la puissance d’un logiciel dont vous allez bénéficier. C’est d’un véritable coffre-fort. La sécurité est en effet une des raisons essentielles pour lesquelles les entreprises décident d’investir. De cette façon, l’enregistrement des écritures comptables dans les journaux et tous les totaux sont automatiques. Les données se centralisent aussi directement. Vous disposez d’une gestion fiable et vous limitez considérablement le risque d’erreurs.
• Le gain de temps : les opérations comptables se font automatiquement, les divers documents sont préremplis. Ainsi vos processus sont allégés.
• La simplification des échanges : l’automatisation réduit les étapes et l’intervention de l’homme. Tous les flux d’informations sont unifiés.
• La capacité d’adaptation à la taille de l’entreprise : indépendant, TPE, PME et grande entreprise peuvent prétendre à ce logiciel, complété ou non d’autres solutions de gestion.

Les logiciels comptables pour les PME

Si la gestion de la comptabilité souffre encore de l’image d’une tâche laborieuse et répétitive, elle est pourtant essentielle pour envisager une croissance saine. Même dans une TPE ou une PME, une feuille de calcul Excel ne peut rapidement plus convenir. Et dans un contexte de forte digitalisation, il serait dommage de s’en priver.

Vous trouverez alors sur le marché une large offre de logiciels comptables totalement adaptés à vos besoins. Souples et ergonomiques, ils peuvent soit gérer uniquement la comptabilité, soit viser plus grand en intégrant la gestion commerciale et les notes de frais par exemple.

Pour une TPE ou une PME, la solution de comptabilité accompagne la croissance financière de l’entreprise et la pérennise.

Citons ici quelques éditeurs et logiciels bien positionnés dans ce domaine de gestion :

• Cegid, référent sur le marché des TPE, propose la solution modulaire YourCegid pour gérer tout le périmètre financier et fiscal.
• EBP, spécialisé dans les logiciels pour petites entreprises, artisans et indépendants, propose plusieurs outils de comptabilité très complets comme EBP Compta Classic, EBP Compta PRO en ligne…
• Intuit Quickbooks, propose une gestion comptable 100 % cloud, avec la possibilité d’intégrer des tas d’applications pour étendre le périmètre.
• Sage, éditeur historique des logiciels comptables, en a développé 3 afin de s’adapter à diverses typologies d’entreprises : Sage Business Cloud Comptabilité, Sage 50 Comptabilité et Sage 100 Comptabilité.

Focus sur les logiciels de facturation et de gestion commerciale

Allez plus loin en incluant une gestion commerciale et une facturation à votre système d’information. Gérez ainsi plus efficacement votre entreprise, consacrez plus de temps à vos clients et atteignez vos objectifs !

Un logiciel de gestion commerciale va automatiser la réalisation de vos devis et de vos factures, faciliter le traitement des factures complexes et sécuriser le recouvrement de vos impayés. Vous renforcez de cette façon votre trésorerie et gagnez un temps fou au quotidien.

La facture, quant à elle, est un gage de qualité pour le client. Clarté, exactitude, conformité, dématérialisation, elle fait partie des composants de la satisfaction client.

Tout comme le choix de la solution comptable, leurs sélections ne doivent répondre qu’à votre taille d’entreprise et à vos problématiques. Veillez donc à opter pour des outils simples, mais suffisamment complets (pour gérer les stocks et les achats) et qui soient conformes aux obligations légales.

Comment choisir un logiciel de comptabilité ?

Le projet est budgétisé. Les besoins sont énoncés dans un cahier des charges. Vous vous lancez dans l’achat ou le renouvellement d’une solution comptable. Mais comment choisir un logiciel de comptabilité ? Voyons quels sont les critères auxquels vous devez être attentifs.

Les critères obligatoires d’un logiciel comptable

Vous devez vous équiper d’un logiciel fiable et sûr qui réponde à plusieurs grands principes :

• la documentation (une description de toutes ses spécifications) ;
• la conformité légale et les règles comptables : la saisie comptable doit être effectuée au fur et à mesure des évènements ;
• la vérification de la vraisemblance des données ;
• le contrôle de l’intégrité des données ;
• la transparence des états ;
• la sécurité d’accès ;
• la traçabilité des opérations ;
• l’archivage ;
• la sauvegarde des données ;
• la protection du logiciel.

Comparatif des logiciels comptables

Pour faire le bon choix et ne pas vous équiper d’une solution sur ou sous-dimensionnée, définissez en amont les fonctions exactes dont vous avez besoin. Prenez ensuite le temps d’étudier les diverses solutions présentes sur le marché. Pour les TPE et les PME, nous l’avons déjà un peu abordé plus haut, l’offre est désormais vaste : gratuits ou payants sous forme d’abonnement, en ligne ou à télécharger, à vous de choisir !

Pour vous aider dans cette démarche, utilisez divers comparatifs disponibles sur le web ou faites vous-même des présélections à partir de vos propres critères. Vous retrouverez toujours en pôle position les solutions Sage ou Quickbooks… Avec un premier aperçu de l’éditeur, des avantages et inconvénients de la solution, vous vous forgez ainsi un premier avis.

Ne manquez pas lors de cette première investigation de regarder les principales fonctionnalités de chacun. Ce sont elles qui feront sans doute la différence :

• la gestion des immobilisations ;
• la gestion des stocks ;
• les possibilités de personnalisation de l’outil ;
• le multilingue et le multidevise  si vous travaillez à l’export ;
• le multisite si vous avez des filiales ;
• les éventuelles intégrations avec un ERP ou une solution de paie.

Voyez ensuite le stockage des données, la sécurité et bien sûr, le nerf de la guerre, le rapport qualité-prix.

Et si vous n’arrivez pas à y voir clair, si la tâche vous semble complexe, faites-vous aider par un consultant dans ce projet d’équipement.

Les logiciels de comptabilité pour indépendants

Être indépendant ne vous dispense pas de réaliser une gestion comptable en bonne et due forme puisque, comme on l’a vu, c’est une obligation légale. Seul le statut d’autoentrepreneur bénéficie d’une exception, avec une gestion très allégée.

Mais rassurez-vous, il existe des logiciels spécialement conçus pour vous, adaptés à vos contraintes et votre statut juridique.

Très souvent, un logiciel comptable pour indépendant s’apparente à une application disponible en ligne. Peu coûteux, voire gratuit, pour certains, vous disposez d’un outil complet et accessible depuis plusieurs supports et en mobilité, presque une sorte d’assistant administratif.

Quickbooks sait s’adapter aux problématiques d’un freelance pour un suivi de l’activité au quotidien. Indy vise surtout les professions libérales. Pennylane est plébiscité pour les start-ups. Evoliz est conçu pour les indépendants et aussi les associations.