Tenir sa comptabilité est une obligation légale en France. Mais s’équiper d’un logiciel de gestion comptable ne constitue pourtant pas une obligation, même si cela est fortement conseillé. Il existe donc d’autres alternatives pour gérer sa comptabilité comme le traitement manuel (mais ô combien risqué) de votre facturation ou l’externalisation en cabinet d’expertise comptable. Attardons-nous sur les obligations comptables et la transformation du métier avec la digitalisation.
Comptabilité générale : rôle et obligations comptables
Pierre angulaire, socle, base, clé : tous les qualificatifs sont bons pour illustrer l’importance capitale de la comptabilité en entreprise. Sans ce système d’organisation, comment connaître la santé financière d’une société ? Bien qu’elle doive faire face à de nombreuses contraintes fiscales notamment, voyons quel est son rôle exact. Abordons ensuite les obligations comptables auxquelles doivent se plier toutes les entreprises, sous peine d’être sanctionnées dans le cas contraire.
Le rôle de la comptabilité en entreprise
La comptabilité est un moyen d’organiser et de structurer les données financières d’une entreprise, issues d’un exercice précis. Le but est de pouvoir fournir en temps réel l’état exact d’une situation financière. Concrètement donc, le rôle de la comptabilité dans une entreprise est double :
- C’est une source d’information pour gérer les comptes de l’entreprise et centraliser les données financières. Chaque information doit pouvoir être rapprochée d’une transaction afin d’en vérifier sa véracité.
- C’est une aide à la prise de décision. Leurs exactitudes constituent d’ailleurs un précieux support d’information pour les divers départements de l’entreprise.
L’importance de cette gestion n’est plus à contester. Elle contribue à donner une image fiable et de qualité de la situation économique de l’entreprise. La comptabilité générale réside dans la production obligatoire de documents de synthèse qui sont ensuite transmis aux parties concernées.
La comptabilité générale n’est pas le seul niveau d’organisation des données financières. Elle peut être élargie avec la comptabilité analytique (le calcul des coûts et de la rentabilité de chaque segment) et la comptabilité budgétaire (la préparation des budgets et les réajustements nécessaires).
Quelles sont les obligations comptables des sociétés ?
La comptabilité comprend des obligations qui varient en fonction de la forme sociale de l’entreprise. Une obligation comptable est le respect de quelques règles relatives à cette gestion des comptes. Tous les flux financiers doivent être répertoriés dans des documents comptables.
Vous êtes une entreprise ?
Vous devez donc veiller à ces obligations :
- La tenue des livres comptables (le journal et le grand livre comptable).
- La tenue des comptes annuels (le bilan comptable, le compte de résultat et l’annexe explicative).
- Le rassemblement des pièces justificatives.
- L’approbation en assemblée générale et le dépôt des comptes annuels au greffe du tribunal de commerce le plus proche.
On peut distinguer dans ce groupe des entreprises qui profitent d’obligations comptables simplifiées (elles sont soumises au régime réel simplifié d’imposition) et ultra-simplifiées (les microentrepreneurs).
Vous êtes une association ?
Seules les associations d’utilité publique, bénéficiant d’aides, à activités économiques ou encore celles émettant des valeurs mobilières doivent tenir une comptabilité (établissement et dépôt des comptes annuels seulement).
Comptabilité et digitalisation
La pandémie de la Covid-19 a mis à mal les services comptables, qui du jour au lendemain, ont dû revoir leur copie et adapter leur processus de gestion. Jusque-là oubliés par la digitalisation, les services financiers se réinventent enfin et accélèrent leur transformation numérique. Il n’y a plus aucun doute sur cette nécessité. L’avenir de la comptabilité ne se fera pas sans la digitalisation. Automatisation, dématérialisation, facturation dans le cloud : on vous dit tout.
Les avantages de l’automatisation comptable
Le rôle du comptable n’est en aucun cas remis en question. Il s’agit ici plutôt d’encourager le virage digital pour aller vers une vraie évolution du métier.
L’automatisation consiste donc à supprimer la saisie manuelle des écritures comptables au profit de process automatiques (logiciels métiers). Voici précisément ce qu’elle facilite :
- La saisie comptable des factures, des écritures comptables et des relevés bancaires.
- L’édition des factures et des devis.
- La dématérialisation des factures.
- La gestion de la paie.
- L’établissement du bilan et du compte de résultat.
- La gestion de la TVA
Tirer profit des avancées technologiques en comptabilité a de nombreux bénéfices :
- les coûts sont optimisés ;
- les possibilités d’erreurs sont limitées ;
- le gain de temps est phénoménal ;
- la conformité légale est garantie ;
- les échanges avec l’expert-comptable et les autres services sont facilités ;
- les données comptables sont accessibles en mobilité.
La dématérialisation
La dématérialisation concerne aussi bien les documents que le processus d’édition et d’archivage. Finis les supports papier, place au support numérique.
Cette numérisation est une composante de la digitalisation de la comptabilité. Grâce à elle, de très nombreuses tâches chronophages se voient réduites, comme la saisie et le classement de documents. Les personnes se concentrent sur des missions plus valorisantes. L’archivage numérique est aussi plus fiable que l’archivage papier.
Si elle a un fort impact sur l’empreinte écologique (réduction des déchets d’impression) et si elle simplifie grandement le travail du comptable, elle répond aussi et surtout à une problématique économique, en réduisant à la fois les coûts et les délais.
La dématérialisation présente donc des avantages à tous les niveaux de l’entreprise :
- le gain de temps ;
- le gain d’argent ;
- le règlement rapide des factures ;
- la communication plus aisée entre services ;
- la meilleure protection des données.
La dématérialisation des factures
Éditer, imprimer, affranchir et poster : voilà quelles étaient les étapes pour l’envoi d’une facture jusqu’à il y a quelques années.
Depuis 2017, la dématérialisation des factures est une obligation légale pour les grandes entreprises. Les PME doivent s’y plier depuis 2019 et les TPE depuis 2020.
Opter pour une facturation dans le cloud fait gagner du temps et de l’argent (et du papier !) Vos factures sont saisies et traitées selon la réglementation en vigueur et archivées ensuite sur des serveurs sécurisés.
La facturation électronique peut s’effectuer de trois façons :
- le PDF simple
- le PDF signé
- l’EDI (Échange de Données informatisées)
Dématérialiser ses factures, c’est éviter la perte de documents, les erreurs de paiements, le manque de traçabilité. C’est aussi s’affranchir de coûts de traitements non négligeables.
Conformité, sécurité, économie : voici les 3 bénéfices majeurs qui encouragent la transformation digitale des services comptables (et de l’entreprise plus largement).
