Logiciels et outils autour de la GED

La protection des documents : le coffre-fort numérique

Une entreprise compte de très nombreux documents confidentiels et sensibles qu’elle a donc l’obligation de protéger. Pour vous faciliter la tâche dans ce domaine, opter pour un coffre-fort numérique peut être la solution. Comme son nom le laisse présager, c’est un moyen très sécurisé qui va à la fois stocker et protéger tous vos documents numériques. Veillez à ce qu’il soit aux normes du marché français : la valeur juridique et l’intégrité des données doivent être conservées de façon pérenne.

Voici les divers types de documents à placer dans le coffre-fort :

• Les documents fiscaux : CFE, impôts…
• Les documents comptables : livre et registre comptables, livre journal…
• Les documents de gestion des Ressources Humaines : contrats de travail, bulletins de salaire…
• Les documents juridiques : contrats d’assurance, contrats d’acquisition ou de cession de biens immobiliers…
• Les documents sociaux : bilans et comptes de résultat…

Ce concept de coffre-fort fait partie du SAE, Système d’Archivage Électronique. Le but est d’optimiser le classement des innombrables documents d’entreprise et de pouvoir les archiver sur le long terme. L’accès y est sécurisé, mais est possible autant de fois que vous le souhaitez.

Les avantages du coffre-fort ont fini par convaincre les inconditionnels de l’archivage papier :

• il préserve l’intégrité des documents ;
• il renforce la sécurité contre la malveillance ;
• il contrôle les droits d’accès aux documents ;
• il assure la lisibilité des données sur le long terme ;
• il facilite la recherche des documents ;
• il met en place une traçabilité des documents.

La facture électronique

Elle sera obligatoire pour les entreprises assujetties à la TVA dès juillet 2024. La facture électronique est un pas de plus, mais un pas immense vers la numérisation. Qu’est-elle exactement et quels impacts a-t-elle dans l’entreprise ?

Une facture électronique est une facture dont l’émission, la transmission et la réception se font dans un format électronique. Elle doit comporter toutes les mentions obligatoires pour être traitée au même titre qu’une facture classique.

Attention à ne pas confondre avec la facture dématérialisée qui est une facture imprimée et numérisée au moment de son envoi.

La réforme a beau être obligatoire, la facture électronique présente tout de même de nombreux avantages :

• le coût moins élevé que la version papier ;
• la sécurité et la qualité de la chaîne de facturation ;
• l’amélioration des délais de paiement ;
• la prise en compte de l’environnement ;
• la sécurisation fiscale ;
• un retour sur investissement rapide.

Une facture électronique peut être soit au format EDI, soit en PDF. Il existe aussi une facture dite hybride. À terme, l’administration souhaite mettre en place un format structuré pour toutes les entreprises.

Elle sera ensuite archivée selon 3 règles :

• son authenticité ;
• son intégrité ;
• sa lisibilité.

Les logiciels autour de la GED

ECM, OCR, EDI… Arrivez-vous à vous repérer ? Dans cette jungle des sigles et des solutions de GED, clarifions chacun de ces systèmes pour vous aider peut-être à faire votre choix.

L’ECM (Enterprise Content Management)

ECM veut dire en anglais Enterprise Content Management. C’est un système créé dans les années 2000 dont le but est d’optimiser tout le cycle de vie d’une information, automatiser les workflows et piloter la globalité des contenus. Voici ses principales fonctionnalités :

• la capture d’information, quelle que soit la source des contenus ;
• la gestion de différents types de fichiers ;
• l’accès aux contenus depuis des appareils et systèmes multiples ;
• le stockage des données ;
• l’automatisation des processus via des workflows ;
• l’analyse des données et le reporting avancé.

Un ECM va donc bien plus loin qu’un simple stockage de contenus. Voici brièvement les avantages à fonctionner avec un ECM :

• les informations sont centralisées ;
• les contenus en doublon sont réduits ;
• les risques de perte, d’altération ou de fuite d’informations sont atténués ;
• la recherche des contenus est facilitée ;
• les processus de pilotage de l’information sont largement optimisés.

L’OCR (Optical Character Recognition)

Cet acronyme anglais signifie Optical Character Recognition et se traduit en français par Reconnaissance Optique de Caractères. Cette technologie vous est sans doute peu familière, car elle est récente. Elle consiste à convertir des documents imprimés ou scannés en fichiers numériques connus afin de pouvoir les éditer et les modifier en toute sécurité.

La recherche et la manipulation des données sont facilitées. Leur saisie est aussi plus rapide.

Pour une utilisation ponctuelle et peu approfondie, appuyez-vous sur des services en ligne gratuits. Pour un traitement par lot, avec plus de choix dans les formats, équipez-vous de logiciels dédiés.

L’EDI (Electronic Data Interchange)

Cet acronyme anglais désigne en français l’Échange de Données Informatisé. L’EDI remplace les canaux classiques tels que l’email, la voie postale, etc. et fluidifie ainsi grandement les flux d’informations entre deux entités. L’INSEE en donne la définition complète suivante : « L’EDI est une technique qui remplace les échanges physiques de documents entre entreprises (commandes, factures, bons de livraison…) par des échanges, selon un format standardisé, entre ordinateurs connectés par liaisons spécialisées ou par un réseau à valeur ajoutée. Les données sont structurées selon des normes techniques internationales de référence. »

Bons de commande, factures, avis d’expédition… ce sont tous les documents commerciaux qui peuvent être dématérialisés via l’EDI, à condition qu’ils respectent un format standard. Les normes XML et OCI sont les plus répandues.

3 étapes sont ensuite nécessaires :

• la préparation des documents ;
• la traduction des documents au bon format ;
• la connexion et la transmission des documents commerciaux.

Mettre en place un EDI pour vos documents commerciaux vous permet de :

• réduire vos coûts de traitement ;
• diminuer le temps de traitement des transactions et limiter les erreurs ;
• améliorer les relations commerciales.