La Gestion Électronique des Documents (GED)

Présentation de la GED

À l’heure de la transformation digitale, il est un logiciel indispensable : la GED. À l’heure aussi des préoccupations environnementales, mettre en place une GED est tout à fait pertinent.

Définition de la GED

Il va vous falloir vous habituer aux sigles, car dans ce domaine de la numérisation et de la dématérialisation, ils vont bon train. GED, EDI, OCR, SAE… de nombreuses variantes existent avec chacune leur particularité. Nous ne manquerons pas bien sûr de toutes les aborder afin d’avoir un aperçu complet de ce domaine de gestion.

Mais commençons par les fondamentaux et démarrons ce chapitre avec la GED. Ces 3 lettres veulent donc dire Gestion Electronique des Documents. Avec cette solution, ce sont toutes les étapes du cycle de vie d’un document numérique qui sont gérées, depuis sa création jusqu’à son archivage, en passant par son stockage et sa consultation.

Les bénéfices de la GED

Utiliser une GED va vous permettre de gagner en temps et en efficacité.

• Vous trouverez plus rapidement la bonne version d’un document.
• Vous donnez la possibilité à des personnes de pouvoir accéder à des données et de mettre à jour un document.
• Vous définissez des règles pour la gestion des pratiques documentaires.
• Vous gérez tout le cycle de vie d’un document.

Avec ce type d’outil, souvent accessible en mobilité depuis une tablette ou un smartphone, vous optimisez votre gestion des documents au quotidien. Vos coûts de traitement sont réduits. C’est un meilleur pilotage de toute la gestion documentaire de l’entreprise qui se met en place.

Le déploiement d’une GED

Comme tout logiciel de gestion, son déploiement requiert des étapes et quelques notions indispensables.

En amont du projet, recensez vos besoins et rédigez un cahier des charges. Intégrez le plus tôt possible les futurs utilisateurs. Ce sont eux qui d’ailleurs poseront les bases de cette mise en place en indiquant :

• la typologie des documents les plus traités ;
• leur volumétrie ;
• le travail effectué sur chacun.

Une fois l’étude comparative menée et le choix d’un éditeur fait, la solution peut être déployée. 3 actions seront alors indispensables :

• rédiger les procédures liées au système de la GED ;
• former les utilisateurs au logiciel et aux nouvelles procédures ;
• acquérir et indexer les documents déjà existants.

Ces 3 étapes sont effectuées, vous pouvez désormais :

• Acquérir les documents pour les insérer pour la première fois dans la GED et les rendre disponibles sous leur forme électronique.
• Les classer selon des critères qui vous sont propres.
• Les stocker selon vos process et votre organisation.
• Les diffuser auprès des publics souhaités.

Les outils autour de la GED

Les outils autour de la GED sont multiples et variés.

S’ils sont souvent associés, ne confondez pas GED et ECM. De l’anglais Enterprise Content Management, cet acronyme désigne une gestion de contenu d’entreprise. C’est un outil qui présente un périmètre fonctionnel plus large en vue d’organiser des informations et de les diffuser ensuite auprès d’une cible composée de clients, partenaires divers et salariés.

La SAE ou Service d’Archivage Electronique est désormais très répandu dans les entreprises. Il permet un vrai gain d’espace, mais aussi une réduction non négligeable des coûts liés à la gestion des documents papier. Sa différence avec la GED ? Il assure le suivi et la traçabilité des documents sur le moyen et le très long terme.

L’EDI ou Échange de Données Informatisé désigne une communication interentreprise automatisée. Plus aucune transaction n’est effectuée au format papier. Des normes de message EDI doivent être définies pour l’emplacement et l’ordre des informations dans un format type de document. Ces normes constituent la base des conversations EDI et aident au traitement toujours plus important du nombre de documents et d’options d’envoi.

Les 3 notions suivantes font partie intégrante de la GED et du process de numérisation des documents. Elles complètent donc la GED et la rendent beaucoup plus performante.

La LAD ou Lecture Automatique de Documents regroupe plusieurs technologies, l’OCR et la RAD notamment. Le document est lu et identifié selon sa typologie, mais pas seulement : des informations sont capturées très rapidement et serviront de métadonnées descriptives.

L’OCR (en anglais Optical Character Recognition) se traduit en français par ROC Reconnaissance Optique de Caractères. C’est un système qui permet de scanner un document ou un simple texte pour l’éditer ensuite sur ordinateur ou smartphone. Les textes imprimés sont reconnus automatiquement et retranscris en fichier électronique. Scanner un ticket de caisse par exemple relève de la technologie OCR.

La RAD ou Reconnaissance Automatique de Documents est un savant mélange de LAD et d’OCR. Elle favorise la numérisation d’un document à l’aide d’un scanner et la détermination de sa nature (devis, facture, bon de livraison, contrat…) pour un classement plus efficace de ses informations.