Comment gérer les immobilisations ?

Quel type de gestion des immobilisations mettre en place ?

Il n’est pas inutile de rappeler que gérer les immobilisations répond à un double enjeu :

• mettre en conformité et gérer couramment les biens et les marchandises amortis ;
• anticiper les impacts financiers pour pouvoir optimiser les prochains projets d’investissements.

Pour arriver à ces fins, il est vital de développer une gestion fiable des immobilisations.

Une gestion globale et dynamique des immobilisations

Cette gestion s’articule autour de 4 étapes :

• Identifier précisément les biens immobilisés dès leurs acquisitions. L’important est de recenser les caractéristiques de l’investissement afin de permettre une gestion optimisée de l’immobilisation tout au long de son cycle de vie.
• Centraliser tous les éléments de ce cycle de vie : piloter les écritures comptables, suivre et exécuter les obligations légales, gérer les contrats de location, les inventaires, les échéanciers…
• Remonter systématiquement ces informations pour obtenir un état des lieux du parc d’actifs qui soit le plus précis possible, et ce, notamment grâce à un système de reporting et de tableaux de bord.
• Simuler les besoins en investissements.

On parle de gestion globale, car elle s’étend sur tout le cycle de vie des immobilisations. Et pour pouvoir la mener, l’information doit être disponible. C’est donc toute l’entreprise qui est impliquée, les équipes comptables et fiscales surtout et la direction.

Une gestion des immobilisations parfaitement maîtrisée crée de la valeur pour l’entreprise :

• Les écritures depuis les immobilisations sont pilotées globalement. Les risques d’oublis ou d’erreurs sont considérablement réduits.
• Le pilotage financier est affiné et ainsi les impacts des investissements sur le résultat imposable sont optimisés. La logique est la suivante : plus la quantité d’immobilisations intégrées est importante, plus le résultat et les impôts liés aussi.
• Les compétences et les processus sont mieux valorisés.

Cette gestion des actifs ou Asset Management peut être réalisée par des cabinets de consulting qui propose expertise et technicité. Elle peut aussi être automatisée par le biais d’un logiciel de gestion que nous choisissons de présenter.

Les logiciels de gestion

Les logiciels dédiés, s’ils ne sont pas obligatoires, ont tout de même un grand rôle à jouer dans cette gestion dont ils vont amplifier l’impact. Ils vont permettre de gérer l’intégralité du cycle de vie des actifs d’une entreprise. Une fiche spéciale est créée, elle correspond à un bien. Celui-ci est donc isolé et suivi séparément des autres.

Les fonctionnalités proposées par la plupart des logiciels sont les suivantes :

• L’entrée et la sortie des actifs : paramétrages des caractéristiques et calcul des plus ou moins-values.
• Le calcul des amortissements avec la prise en compte des dispositions légales d’abattements et d’optimisation.
• La génération de tableaux de bord ou le réajustement.
• La constitution d’un inventaire du patrimoine.
• La production d’indicateurs de suivi.
• La simulation de conséquences financières lors de cessions d’immobilisations.

Certains logiciels, plus poussés, étendent leur périmètre de fonctionnalités jusqu’à la gestion des emprunts notamment. On évoque alors davantage un logiciel d’Asset management. Si vous possédez très peu d’immobilisations, un tableur Excel peut faire l’affaire. Si par contre leur quantité exige une gestion plus complexe, le logiciel prend toute sa légitimité. 

Choisir de s’équiper d’une solution de gestion, c’est opter pour : 

• l’automatisation : les traitements sont accélérés, les calculs fiabilisés, les historiques archivés ;
• la conformité avec l’environnement légal ;
• la sécurité et la conservation de vos données.

De nombreux logiciels existent et s’adaptent à toutes les tailles d’entreprise, de la TPE à la grande entreprise. Bien le sélectionner est important. Si définir vos besoins et votre budget est une évidence, il vous faudra être plus regardant sur le choix de l’éditeur (notamment pour la conformité de l’outil avec les règlementations légales). Et enfin, soyez très attentif à sa compatibilité avec votre outil de comptabilité. Bien souvent, c’est d’ailleurs vers le même éditeur que se tourne l’entreprise dans le cadre de ce projet d’équipement.

Comment optimiser la gestion des immobilisations ?

Voici quelques conseils pour aller encore plus loin dans cette gestion de vos actifs et mettre en place la gestion des inventaires.

Nos conseils pour améliorer la gestion des immobilisations

Savez-vous que bien gérer les immobilisations peut faire gagner de l’argent à l’entreprise ? Voici comment :

• en créant un fichier fiable et bien tenu de vos immobilisations ;
• en suivant des procédures de gestion claires ;
• en impliquant toutes les équipes pour disposer d’informations complètes et en temps sur les mises en service et au rebut des immobilisations ;
• en effectuant régulièrement un inventaire des immobilisations.

Un pilotage financier pointu de vos immobilisations est donc un véritable levier de performance. Sachez donc en tirer parti grâce aussi à des tableaux de bord efficaces et personnalisables qui deviennent des outils d’aide à la décision. Et ne manquez pas d’optimiser l’usage des subventions éventuellement perçues avec la possibilité de les transférer d’un établissement à un autre.

La gestion des inventaires

Un inventaire est un recensement des immobilisations. Si vous gérez vos actifs, cet inventaire est une obligation légale à réaliser une fois par an pour :

• Garantir un meilleur suivi de l’état physique des composants du patrimoine.
• Constater les cessions et les acquisitions.

Après les avoir recensés, il faut les rapprocher avec le fichier des immobilisations et surtout tenir compte de la dépréciation en fin d’exercice comptable.

La dépréciation est une analyse de l’état des éléments recensés lors de l’inventaire. Une dépréciation est enregistrée dès qu’une perte de valeur est constatée. Le but est de refléter le patrimoine tel qu’il est. Une perte de valeur latente doit être identifiée et connue du gestionnaire. Une dépréciation est comptabilisée seulement s’il y a au moins un écart de 10 % entre sa valeur réelle et sa valeur nette comptable. Elle apparait enfin dans l’annexe comptable de la liasse fiscale pour toujours plus de transparence.