ERP : comment le choisir et bien le déployer ?

Les conseils pour choisir un ERP

Beaucoup d’éditeurs développent à présent des ERP. Standard ou personnalisé, sur site ou en SaaS, comment vous y retrouvez ?

Quel ERP choisir ?

Le meilleur ERP est celui qui répond à votre cahier des charges. Ce n’est pas le mieux évalué ou le plus coûteux. Afin de faire le choix le plus judicieux et le plus stratégique pour votre entreprise, ne manquez pas de réfléchir à ces 4 notions suffisamment en amont :

• La connaissance très pointue de chacune des spécificités de votre métier.
• La définition du périmètre fonctionnel attendu.
• L’identification des objectifs associés.
• Le calcul du ROI.

Faites-vous aider d’un cabinet de consulting ou utilisez divers comparateurs en ligne pour vous orienter.

Les différences entre ERP

Si seuls quelques éditeurs en France comme Sage, Cegid, Divalto se partageaient le marché des ERP il y a quelques années, ce n’est plus le cas à présent. Pour vous aider à y voir plus clair, voici les principales différences à connaître :

ERP cloud vs ERP SaaS

Si les deux sont des ERP dits externalisés, ils ne désignent pas tout à fait le même outil. Un ERP dans le cloud computing fait surtout référence à une notion technique : une infrastructure dans des data centers qui accueille les solutions et les données.

Disposer d’un ERP cloud c’est avoir accès seulement à la version installée. Les mises à jour ne sont pas incluses. Un ERP SaaS est lui considéré comme un service. Vous utilisez votre ERP contre un abonnement mensuel. L’entreprise se contente de louer le logiciel au lieu de l’acheter et accède en permanence aux nouvelles versions.

ERP cloud vs ERP on-premise

Il s’agit ici du mode de déploiement. Vous l’avez compris, un ERP cloud est externalisé sur les serveurs du fournisseur tandis que l’ERP on-premise est installé localement sur les serveurs de votre entreprise. Le match est serré, mais la tendance au cloud semble l’emporter en temps de mobilité.

ERP standard ou ERP verticalisé

C’est votre secteur d’activité et votre cahier des charges qui permettront de répondre à cette question. Avez-vous besoin de modules fonctionnels pointus ? Quelle est la couverture d’un ERP standard ? Vous suffira-t-elle ?

Les critères de sélection d’un ERP

Le choix d’un ERP doit être envisagé sur du long terme. Coût de la solution, temps de déploiement, formation des collaborateurs, il ne peut en être autrement ! 8 à 10 ans, c’est la durée de vie moyenne d’un ERP en entreprise. Projetez-vous, anticipez des changements, bref voyez loin ! Voici les principaux critères à prendre en compte pour bien sélectionner votre ERP :

• Vos besoins réels : quels sont vos points forts et vos points faibles ?
• Votre organisation : quel ERP répondra le mieux à vos contraintes ?
• Le coût d’intégration : quel est votre budget ? Avez-vous calculé le ROI de ce projet ?
• L’expérience utilisateur : l’implication et l’adhésion des futurs utilisateurs sont cruciales.
• L’accompagnement : faire le choix d’un ERP c’est aussi faire le choix d’un prestataire pour la maintenance et les mises à jour de la solution.
• L’intégration avec les autres logiciels. L’ERP doit communiquer avec l'ensemble des outils existants.
• La technologie : SaaS, cloud, on-premise ? Hébergement, mobilité, mises à niveau ? Posez-vous les bonnes questions sur l’usage du logiciel.

Les recommandations pour mettre en place un ERP

Vous avez choisi votre ERP et votre prestataire ? Entrez maintenant dans la phase de déploiement de la solution.

Les bonnes pratiques du déploiement d’un ERP

L’homogénéisation de votre système d’information est la raison première d’un projet d’acquisition d’un ERP. Cet objectif ne peut être atteint sans méthode et quelques bonnes pratiques.

• Commencez par identifier la façon dont tous les processus au sein de votre organisation fonctionnent. Une connaissance précise de l’existant facilite la mise en place du nouveau système. Partez de vos priorités et élargissez au fur et à mesure de vos avancées.
• Prévoyez la migration de vos données sans trop attendre.
• Rassurez et intégrez les collaborateurs : la période transitoire entre les deux équipements peut affecter le travail quotidien des services concernés. Investir dans la formation assez tôt permet un changement en douceur et une meilleure adhésion des futurs utilisateurs.

Les conseils pour réussir l’implantation d’un ERP

Faites de votre projet ERP un succès ! Une vraie méthodologie s’impose ! Voici les principaux points clés sur lesquels vous devez vous concentrer pour éviter les mauvaises surprises :

• Créez une véritable synergie avec le prestataire (intégrateur, éditeur, revendeur) : c’est la condition sine qua non d’un projet mené en toute sérénité.
• Définissez des rôles.
• Mettez en place un planning.
• Déterminez une périodicité pour le paramétrage.
• Réalisez de nombreux tests d’interfaces et de reprises des données. Optimisez ainsi le démarrage de l’outil.

Les étapes importantes de l’implantation d’un ERP

Un projet ERP comprend 4 grandes phases :

• l’étude ;
• le choix ;
• le déploiement ;
• l’exploitation.

Le déploiement qui est la mise en production de la solution s’articule à son tour autour de 3 étapes :

• La mise à jour de l’infrastructure : installer un ERP est aussi l’occasion de repenser le matériel. Il est difficile d’envisager un outil ultra moderne sur des serveurs obsolètes ou non mis à disposition des travailleurs itinérants, comme les commerciaux.
• Le déploiement : comme son nom l’indique, déployer le logiciel consiste à l’ouvrir à tous.
• Les divers tests et paramétrages : le travail ne s’arrête pas une fois l’ERP mis en place. Il s’agit maintenant de recueillir les commentaires des utilisateurs en vue d’éventuels ajustements.

La durée de déploiement d’un ERP

12 mois : c’est la durée moyenne nécessaire pour l'installation d’un PGI. Mais ne soyez pas trop pressé et misez plutôt sur la réussite de votre projet ! Accordez du temps à la reprise de vos données et repartez avec un système propre et optimal. Réalisez tous les tests nécessaires pour éviter des écueils. Paramétrez sérieusement vos modules pour une prise en main efficace.

Les risques et défis liés à l’implantation d’un ERP

Les risques concernent les domaines suivants :

• L’organisation : l’outil doit cohabiter parfaitement avec l’organisation de l’entreprise.
• La mise en œuvre : la formation est indispensable pour démarrer dans les plus courts délais.
• Les fonctionnalités : les fonctions proposées ne sont pas toujours en adéquation avec celles attendues.
• La technique : tout le système d’information est bouleversé.
• L’économie : l’investissement financier est considérable.

Chaque installation d’un ERP est vécue comme un défi pour l’entreprise. Voici les principaux enjeux auxquels elle doit faire face :

• La sélection : couverture, type, pérennité… il s’agit surtout de ne pas se tromper.
• L’aspect technique : logiciels, serveurs, matériels… pas de projet réussi sans fonctionnement maximal de tout le système.
• La qualité des données : effectuer une migration des données à partir de systèmes vieillissants ou de feuilles de calcul Excel n’est pas aisé.
• Le renouvellement de l’entreprise : responsabilités, approches, process… Les changements sont significatifs.
• L’adhésion des utilisateurs : c’est sans doute le paramètre le plus important. Session de formation, partage, communication, transparence : tous doivent se mobiliser et renforcer l’équipe ERP.

ERP : quels retours sur investissement ?

Un projet hors norme, un ERP ? L’ERP, une fois déployé constitue le cœur de votre système d’information. Achats, ventes, finances, production : tous les métiers sont impactés par son installation. Mettre en place un ERP va au-delà de l’aspect purement informatique et technique. C’est un projet qui structure l’entreprise et son organisation. Celle-ci attend donc un retour sur investissement et ce n’est pas un simple calcul gains vs coûts.

Les gains escomptés se portent sur des bénéfices tangibles :

• le reporting et la traçabilité des données ;
• l’amélioration des process, plus agiles ;
• la connectivité de l’ERP aux autres logiciels ;
• l’optimisation de la gestion des stocks ;
• la productivité accrue.

L’ensemble de ces bénéfices participent à la modernisation de l’image de l’entreprise et de sa compétitivité et à l’accroissement de la satisfaction client. Ce qui enfin concourt à l’obtention rapide d’un ROI.